Bản mô tả công việc lễ tân văn phòng mới nhất 2024

By Nguyễn Mai Viên

29/11/2023

0

306

Lễ tân văn phòng hay còn được gọi là lễ tân công ty, là vị trí quan trọng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vậy công việc cụ thể mà họ đảm nhiệm là gì ? Cơ hội thăng tiến ra sao. Và để giải đáp những thắc mắc này, sau đây mời bạn đọc tham khảo ngay bài viết dưới đây của Muaban.net để hiểu rõ hơn về bản mô tả công việc lễ tân văn phòng nhé !

Mục lục

1. Lễ tân văn phòng là gì ?

Trước khi tìm hiểu về bản mô tả công việc lễ tân văn phòng thì chúng ta sẽ đi đến khái niệm Lễ tân văn phòng là gì ? Lễ tân văn phòng tên tiếng anh “Receptionists” là người có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các công việc hành chính như: tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty, cung cấp thông tin cho đối tác cũng như các phòng ban trong công ty.

Về vị trí làm việc của lễ tân văn phòng họ thường được sắp xếp tại quầy lễ tân hoặc các khu vực sảnh chờ ngay mặt tiền của công ty/doanh nghiệp.

Xem thêm: Lễ tân là gì? Tất tần tật những điều cần biết về nghề lễ tân

2. Lễ tân văn phòng đóng vai trò gì trong doanh nghiệp ?

Có thể nói vai trò của lễ tân văn phòng là vô cùng quan trọng trong việc duy trì hoạt động cũng như hình ảnh của công ty. Cụ thể trong bản mô tả công việc lễ tân văn phòng có vai trò như sau:

Cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp: Lễ tân văn phòng trực tiếp tiếp nhận các cuộc điện thoại đối tác cũng như tiếp khách, nhận tin tức và truyền tải thông tin từ cấp trên đến khách hàng và ngược lại. Chính vì thế có thể nói đây là bộ phận mắt xích không thể thiếu.
Đại diện hình ảnh doanh nghiệp: Thông thường nhân viên lễ tân văn phòng chính là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, do đó mỗi hành động, cử chỉ đều ảnh hưởng đến việc tạo ra ấn tượng tốt và gây thiện cảm đối với khách hàng, đối tác của công ty.
Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Đối với khách hàng, sự thân thiện, tỉ mỉ, và cư xử đúng chuẩn từ nhân viên lễ tân không chỉ tạo ấn tượng tích cực mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp của tổ chức. Do đó tác phong của lễ tân văn phòng trực tiếp phản ánh phong cách làm việc của công ty.
Ngoài ra lễ tân văn phòng còn là trung tâm gắn kết giữa các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp.

Lễ tân văn phòng đóng vai trò gì trong doanh nghiệp ?

Xem thêm: Top 5 tiêu chuẩn phải có khi ứng tuyển việc làm lễ tân khách sạn

3. Mô tả công việc của lễ tân văn phòng

Tưởng chừng công việc của lễ tân văn phòng đơn giản thế nhưng thực chất yêu cầu đối với mỗi nhân viên cần phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và những kỹ năng khác mới có thể đảm sự sự hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. Cụ thể sau đây là những mô tả công việc lễ tân văn phòng:

Tiếp đón khách hàng và đối tác đến công ty để thực hiện các trao đổi về công việc, đàm phán, ký kết hợp đồng.
Tiếp nhận và phân loại thư, chứng từ, giấy tờ đến các phòng ban tương ứng trong công ty.
Quản lý cuộc gọi đến văn phòng và giải quyết câu hỏi cơ bản qua điện thoại cũng như trả lời thư điện tử, email.
Kiểm kê và duy trì vật phẩm cho văn phòng, đảm bảo cung cấp đẩy đủ cho các bộ phận
Quản lý lịch trình, chuẩn bị phòng họp và thông báo các cuộc họp của công ty đến nhân sự trong công ty.
Thường xuyên cập nhật các tài liệu liên quan đến các chi phí phát sinh trong văn phòng.
Kiểm soát an ninh văn phòng thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.

Và còn tùy vào mô hình của công ty lớn hay nhỏ mà từ đó mô tả công việc lễ tân cũng khác nhau. Chẳng hạn đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng, công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần quan tâm đến các vấn đề hành chính văn phòng như: theo dõi số lượng văn phòng phẩm, lên lịch họp ….

Ngoài ra nếu bạn đang tìm kiếm việc làm nhân viên lễ tân, hãy tham khảo ngay:

0

Spa Thảo Mộc Tân Bình cần tuyển lễ tân nữ làm theo ca hoặc fulltime 6 triệu - 14 triệu/tháng

Hôm nay
Quận Tân Bình, TP.HCM

7

Mebuki spa tuyển dụng Lễ tân, Sale, Team Leader, Marketing, Lương 19tr 6 triệu - 19 triệu/tháng

Hôm nay
Quận 1, TP.HCM

0

Selena Sport Bar cần tuyển 5 phục vụ nữ 6,5 triệu - 15 triệu/tháng

Hôm nay
Quận 3, TP.HCM

5

Cần Tuyển 02 NV Lễ Tân Làm Việc Trong Thẩm Mỹ Viện Quận 06 Từ 8 triệu/tháng

Hôm nay
Quận 6, TP.HCM

0

Tuyển lễ tân KS làm hành chính, ca tối 6 triệu - 11 triệu/tháng

12/05/2024
Quận Cầu Giấy, Hà Nội

1

Tuyển gấp 02 Lễ Tân Văn Phòng Kiêm CSKH Quận 1, Quận 5 7 triệu - 15 triệu/tháng

08/05/2024
Quận 1, TP.HCM

1

MỞ RỘNG CTY, TUYỂN 1 LỄ TÂN,LÀM VIỆC TÂN BÌNH, K CẦN KINH NGHIỆM 6,5 triệu - 12 triệu/tháng

06/05/2024
Quận Tân Bình, TP.HCM

10TR" class="jgUFRE">

1

Mở Rộng Chi Nhánh Cần 5 Bạn Lễ Tân,Thu Nhập >10TR 7 triệu - 10 triệu/tháng

06/05/2024
Quận Tân Bình, TP.HCM

4

Cần tuyển gap Nam lễ tân khách sạn có chổ ở 8 triệu - 8,5 triệu/tháng

05/05/2024
Quận 1, TP.HCM

0

Cần tuyển gấp 1 lễ tân khỏe mạnh tuổi 30-55 ca đêm Từ 7 triệu/tháng

30/04/2024
Quận 12, TP.HCM

1

Spa Amora cần tuyển 03 nhân viên lễ tân Spa 8 triệu - 13 triệu/tháng

24/04/2024
Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

0

Tuyển dụng gấp nhân viên tiếp tân nữ Thỏa thuận

21/04/2024
Quận 1, TP.HCM

0

Tuyển Nữ trực quầy lễ tân và nghi danh 20 nghìn - 25 nghìn/giờ

15/04/2024
Quận Bình Tân, TP.HCM

1

Cần tuyển lễ tân ca ngày và tạp vụ, làm tại quận 10 Thỏa thuận

08/04/2024
Quận 10, TP.HCM

1

Khách Sạn Phú Gia cần tuyển Lễ Tân ca đêm làm Q1 lương cao 8,5 triệu - 12 triệu/tháng

05/04/2024
Quận 1, TP.HCM

6

Khách Sạn S. Hotel cần tuyển gấp 01 lễ tân nữ 6,5 triệu - 8 triệu/tháng

04/04/2024
TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM

0

CÔNG TY TNHH FU CHUN : CẦN TUYỂN: Nhân viên Lễ Tân 5 triệu - 8 triệu/tháng

04/04/2024
Quận Bình Tân, TP.HCM

4

TUYỂN DỤNG NỮ LỄ TÂN KHÁCH SẠN Thỏa thuận

03/04/2024
Quận Bình Thạnh, TP.HCM

0

Lễ tân nam hoặc nữ khách sạn P.08 Q. Phú Nhuận 8 triệu - 10 triệu/tháng

02/04/2024
Quận Phú Nhuận, TP.HCM

0

Tuyển gấp 4 nhân viên nam nữ lễ tân 7,5 triệu - 10 triệu/tháng

29/03/2024
Quận 1, TP.HCM

4. Các kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân văn phòng

Với mô tả công việc lễ tân văn phòng như trên thì một nhân viên cần có những kỹ năng gì để có thể đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp. Xem ngay:

Kỹ năng giao tiếp tốt
Ngoại hình ưa nhìn.
Có kỹ năng tổ chức tốt.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng.
Thành thạo công việc nghiệp vụ lễ tân – văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs…
Kỹ năng xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu.

Các kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân văn phòng

Xem thêm: Kỹ Năng Là Gì? 3 Kỹ Năng Quan Trọng Bạn Cần Phải Biết

6. Cơ hội thăng tiến và mức lương của lễ tân văn phòng

Sau khi đã hiểu rõ về vai trò và mô tả công việc lễ tân văn phòng, tiếp theo đây chúng ta sẽ tìm hiểu về mức lương cũng như cơ hội nghề nghiệp của lễ tân văn phòng với lộ trình thăng tiến cụ thể như sau:

6.1. Cấp bậc nhân viên

Tại cấp bậc nhân viên gồm nhân viên lễ tân – văn thư sẽ thực hiện công việc chính đón tiếp khách và giao nhận thư từ.

Mức lương thường dao động từ 4.500.000 – 7.000.000 VND/ tháng.

6.2. Cấp bậc thư ký

Với cấp bậc thư ký gồm thư ký riêng và thư ký tổng quát, nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm sẽ khác nhau:

Thư ký riêng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc các công việc hành chính liên quan đến soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát có nhiệm vụ thực hiện các công việc văn phòng như quản lý hồ sơ, giấy tờ,…

Mức lương ở bậc thư ký thường khoảng từ 6.000.000 VND/tháng.

6.3. Cấp bậc quản trị

Cấp bậc quản trị sẽ có 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính.

Đối với nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi ứng viên phải có vốn kiến thức chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực đồng thời kinh nghiệm làm việc tại ngành nghề này 2 năm trở lên.
Đối với vị trí trưởng phòng/giám đốc yêu cầu nhân sự phải có đầy đủ phẩm chất của một nhà quản trị, kèm theo kinh nghiệm làm việc trên 4 năm trở lên.

Mức lương ở cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng trung bình khoảng 8.000.000 VND/tháng. Và mức lương cấp trưởng phòng/giám đốc dao động từ 12.000.000-15.000.000 VND.

Tuy nhiên những khách sạn hay resort, doanh nghiệp lớn có thể trả mức lương cao hơn cho những nhân viên giàu kinh nghiệm và có năng lực.

Cơ hội thăng tiến và mức lương của lễ tân văn phòng

Xem thêm: Giờ hành chính là gì? 4 điều cần biết về giờ hành chính

7. Kết luận

Vậy là trên đây Mua Bán đã gửi đến bạn đọc bản mô tả công việc lễ tân văn phòng cùng các thông tin liên quan. Hy vọng rằng, qua bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về ngành nghề này và tìm kiếm được việc làm phù hợp với bản thân của mình. Đừng quên truy cập Muaban.net để không bỏ lỡ những tin đăng thú vị khác nhé !

Ngoài ra nếu bạn đang tìm kiếm việc làm nhân viên hành chính văn phòng có thể tham khảo: