Nếu bạn đem lại một trải nghiệm hài lòng, tích cực cho khách hàng trong lúc tư vấn thì họ sẽ dễ dàng mua sản phẩm của bạn. Và hơn hết, khi tư vấn online thông qua qua tin nhắn thì bạn cần phải có nhiều kinh nghiệm hơn. Nếu bạn chưa có bí quyết thì hãy thử tham khảo mẫu tin nhắn trả lời khách hàng của Mua Bán.
1. Phân loại các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng
Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng phải được sử dụng chính xác vào từng trường hợp khác nhau. Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, bạn sẽ gặp phải hàng tấn trường hợp khác nhau. Vì thế, bạn nên tham khảo một vài mẫu tin nhắn để trả lời khách hàng theo từng tình huống dưới đây.
1.1. Mẫu trả lời xác nhận vấn đề
Đối với những khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ do công ty bạn cung cấp thì họ sẽ chủ động nhắn tin tới bạn. Trong trường hợp ấy, hãy xác nhận vấn đề một cách khôn khéo theo mẫu tin nhắn trả lời khách hàng dưới đây.
- Xin chào! Không biết bạn đang quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ nào của bên mình?
- Chúng tôi có thể giúp được gì cho bạn không?
- Xin chào! Bạn cần chúng tôi tư vấn về sản phẩm/dịch vụ nào của chúng mình?
Dù trong bất kỳ tình huống nào, bạn cũng phải trả lời một cách thật lịch sự và chuyên nghiệp để thể hiện sự tôn trọng. Bạn đừng bao giờ quên câu trả lời “dạ, vâng, ạ” và luôn xưng hô với khách hàng bằng “anh” hoặc “chị”. Đó là cách để bạn tạo ra một ấn tượng ban đầu thật tốt với khách hàng.
1.2. Mẫu tin nhắn trả lời giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ
Nếu bạn đã xác nhận khách hàng quan tâm đến dịch vụ/sản phẩm của mình thì sẽ bước vào khâu quan trọng. Bạn cần phải giới thiệu sản phẩm/dịch vụ một cách thật khéo léo để khiến họ bị thú hút và nhanh chóng quyết định mua hàng hơn. Dưới đây là vài mẫu tin trả lời khách hàng & giới thiệu sản phẩm hiệu quả nhất:
- Xin chào Anh/Chị, mẫu váy này [Tên sản phẩm] là bản thiết kế độc quyền cho mùa Thu Đông cho năm nay. Chị có thể phối chiếc váy này với rất nhiều món đồ thời trang khác như áo Blazer, áo da,… đều rất đẹp. Đặc biệt, mẫu váy này có thể mặc đi chơi thường ngày hoặc đi tiệc đều cực đẹp.
- Bên em hiện đang có dòng máy [Tên sản phẩm] cực kỳ được ưa chuộng, lại thời thượng. Đây là sự lựa chọn hàng đầu của cộng đồng người yêu công nghệ 2023. Máy vừa có thiết kế tinh tế, hiện đại, sang trọng được trang bị hàng loạt công nghệ như màn hình Oled 2K, bảo mật vân tay, Touch Bar,…
- [Tên thương hiệu] hiện đang là thương hiệu công nghệ/máy tính phù hợp nhất cho học sinh, sinh viên ngày nay. Dòng máy này cực kỳ bền bỉ, ổn định theo thời gian, cực kỳ đáng đồng tiền, bát gạo. Bên em đang có sự kiện siêu giảm giá cho sinh viên mua sắm dòng máy [Tên thương hiệu] nhân dịp ngày “Back to School”. Anh/Chị có muốn đặt mua với giá ưu đãi không ạ?
1.3. Mẫu tin nhắn trả lời chốt đơn
Bạn giới thiệu sản phẩm/dịch vụ theo mẫu tin trả lời khách hàng và họ đang đắn kho suy nghĩ có nên mua hay không. Vậy thì giai đoạn chốt đơn mới chính là mấu chốt để làm sale. Nghệ thuật nằm ở cách bạn chốt đơn với khách hàng ra sao. Hãy tham khảo thử vài mẫu tin dưới đây:
- [Tên sản phẩm] anh/chị đang quan tâm hiện được sale với giá ưu đãi cực khủng. Chỉ cần để lại số điện thoại, địa chỉ, shop sẽ giao hàng ngay cho bạn nhanh chóng, kèm theo đó là mức giá cực hời cùng hàng loạt phần quà.
- [Tên cửa hàng] hiện đang có chương trình miễn phí giao hàng cho tất cả các đơn hàng trong hôm nay. Bạn có thể để lại số điện thoại, địa chỉ kèm tên sản phẩm để chốt đơn và được giao hàng freeship ngay cùng hàng loạt ưu đãi khác.
- [Tên sản phẩm/dịch vụ] hiện đang trong chương trình [tên chương trình] với mức giá chỉ còn [mức giá khuyến mãi] duy nhất trong [ngày khuyến mãi]. Chỉ cần để lại số điện thoại để đặt hàng kèm theo giá ưu đãi cực khủng này.
- Shop của chúng mình đang có chương trình mua 1 tặng 1 áp dụng cho dòng sản phẩm [tên dòng sản phẩm]. Khi mua sản phẩm bất kỳ thuộc dòng sản phẩm này, bạn sẽ được nhận ngay [phần quà]. Hãy để lại số điện thoại, địa chỉ đặt hàng để nhận thêm mã ưu đãi.
- Nhân dịp ngày [Tên ngày lễ] + [Ngày], [Tên cửa hàng] hiện có chương trình ưu đãi [mức % giảm giá] cho các chị em mua [Dòng sản phẩm] đến hết [hạn sự kiện]. Nhanh tay mua ngay, nhận liền tay ưu đãi.
1.4. Mẫu tin nhắn trả lời trên nền tảng trực tuyến
Những mẫu tin trả lời khách hàng bên trên cũng chỉ mang tính chất tương đối. Khi trả lời, tư vấn khách hàng thì bạn cũng phải dựa thêm vào ngữ cảnh để điều chỉnh ngôn ngữ, cách trình bày thích hợp hơn. Hiện tại, có hai kênh bán hàng online phổ biến nhất và đây là một vài mẫu trả lời khách hàng để bạn tham khảo:
1.4.1. Mẫu tin nhắn trả lời trên Facebook
Facebook là một trong những nền tảng MXH online đầu tiên được dân kinh doanh sử dụng để số hóa việc kinh doanh. Nếu biết cách khai thác thì bạn sẽ tìm kiếm được rất nhiều khách hàng tiềm năng. Nhưng việc kinh doanh online khó giữ chân khách hàng hơn bởi họ có thể bỏ đi bất kỳ lúc nào. Do đó, các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng trên Facebook này sẽ giúp bạn dễ dàng thuyết phục khách hơn:
- Hỏi về giá bán: Xin chào bạn! Giá của [tên sản phẩm] bên chúng tôi chỉ còn [giá bán] và hiện đang trong chương trình ưu đãi [tên chương trình].
- Tư vấn ưu điểm sản phẩm: Xin chào anh/chị! [Tên sản phẩm] hiện đang là sản phẩm hàng đầu trong việc làm trắng da, cải thiện sắc tố, dưỡng ẩm,… Nếu sau khi sử dụng sản phẩm nhưng lại không hiệu quả như quảng cáo thì chúng tôi sẽ hoàn tiền ạ.
- Chính sách bảo hành: Chào anh/chị, hiện tại sản phẩm/dịch vụ bên công ty em có chính sách bảo hành lên đến 24 tháng. [Nêu rõ chi tiết thông tin về chính sách bảo hành].
- Cung cấp địa chỉ cửa hàng: Nếu bạn cảm thấy quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi thì có thể đến trực tiếp [địa chỉ shop] + [số tổng đài hotline] để trải nghiệm thực tế.
- Các chính sách: Chào anh/chị, hiện tại [tên shop] đang có chương trình freeship siêu tốc trong ngày cho các đơn hàng trị giá trên 200.000 đồng. Hãy đặt hàng ngay để được giao hàng thần tốc miễn phí 100%.
1.4.2. Mẫu tin nhắn trả lời trên Shopee
Shopee là ông hoàng của kinh doanh trực tuyến hiện nay va thu hút hàng triệu người dùng mỗi ngày. Do đó, bạn càng phải chú trọng trong việc chăm sóc khách hàng qua tin nhắn hơn nữa. Cấu trúc các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng trên Shopee sẽ có đôi chút khác biệt so với thông thường. Hãy thử tham khảo các mẫu dưới đây nhé!
- Tin nhắn chào hỏi: Chào mừng bạn đến với [Tên shop], chúng tôi có thể giúp gì cho bạn?
- Tin nhắn tư vấn sản phẩm: Rất vui vì anh/chị đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của [Tên shop]. [Tên sản phẩm] hiện đang có sẵn 3 size để bạn chọn, anh/chị có thể tham khảo thử bảng size ở ảnh dưới đây.
- Tin nhắn thông báo cập nhật trình trạng sản phẩm: [Tên sản phẩm] hiện vẫn còn hàng và sẵn sàng để vận chuyển bất kỳ lúc nào. [Tên shop] sẽ cố gắng giao hàng đến điểm hẹn nhanh nhất có thể trong vòng 48 tiếng tiếp theo./ Sản phẩm này hiện không còn khả dụng, rất xin lỗi vì sự bất tiện này.
1.5. Mẫu tin nhắn trả lời khiếu nại
Khi mua sắm online, chắc chắn bạn sẽ không thể nào tránh khỏi việc bị khách hàng khiếu nại. Lúc đó, khách hàng sẽ tỏ ra khó chịu nên bạn phải trả lời hết sức khéo léo để họ nguôi giận. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm thì hãy thử tham khảo các mẫu trả lời tin nhắn khách hàng khiếu nại này:
- Xin chào anh/chị, [Tên shop] rất tiếc về rắc rối này. Sản phẩm đã được chúng tôi gửi đi đúng như lịch trình. Sự chậm trễ này có lẽ phát sinh do đơn vị vận chuyển. Bạn có thể liên hệ với đơn vị vận chuyển để hối thúc.
- Chào bạn, [Tên shop] xin tiếp nhận khiếu nại của anh/chị về sản phẩm [Tên sản phẩm]. Chúng tôi rất tiếc về những trải nghiệm không tốt này. Chúng tôi khẳng định bản thân là một đơn vị chuyên nghiệp, biết lắng nghe ý kiến khách hàng. [Tên shop] xin rút kinh nghiệm và sẽ cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Chào anh/chị, [Tên shop] rất tiếc về sự cố mà bạn đã gặp phải. Chúng tôi sẽ cố gắng khắc phục để cải thiện trải nghiệm mua hàng của bạn. [Tên shop] xin gửi bạn mã giảm giá cho lần mua kế tiếp như một lời tạ lỗi. Hy vọng rằng bạn sẽ vẫn đồng hành và ủng hộ [Tên shop].
1.6. Mẫu tin nhắn nhắc nhở
Sau khi khách hàng đã sử dụng dịch vụ/sản phẩm thì công ty có thể nhắc nhở khách hàng để thực hiện nghĩa vụ của khách hàng. Và việc này cần phải khôn khéo một chút để tránh làm khách hàng phật lòng. Mọi người có thể tham khảo những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng nhắc nhở như sau:
- Chào anh/chị, hiện tại gói dịch vụ [Tên dịch vụ] của bạn sẽ hết hạn vào [Ngày hết hạn]. Anh/chị vui lòng gia hạn thêm trước ngày [ngày hết hạn gia hạn] để được tiếp tục sử dụng dịch vụ của [Tên shop].
- Xin chào! Khách hàng [Tên khách hàng] hiện đang còn nợ cước [số tiền nợ]. Anh/chị vui lòng đến quầy giao dịch, ngân hàng gần nhất hoặc sử dụng ứng dụng MoMo để thanh toán [số tiền nợ] trước ngày [ngày hết hạn thanh toán nợ]. Chúc anh/chị một ngày vui vẻ.
- Chào anh/chị, gói dịch cước DT50 của bạn sẽ hết hạn vào [Ngày hết hạn]. Bạn vui lòng nạp thêm vào tài khoản [Số tiền] để gia hạn gói cước DT50. Hoặc vui lòng liên hệ số điện thoại [SĐT tổng đài] để được hướng dẫn cách gia hạn & tư vấn gói dịch vụ. Xin chân thành cảm ơn.
>>> Tham khảo thêm: Học Phí UEH 2023 – 2024 Khóa 49 Và Chính Sách Học Bổng Mới Nhất
2. Lợi ích của việc sử dụng mẫu tin nhắn trả lời tự động
Những mẫu trả lời tin nhắn khách hàng kể trên có thể được thiết lập vào hệ thống tin nhắn trả lời tự động. Và việc xây dựng một tệp tin nhắn trả lời tự động sẽ mang lại rất nhiều lợi thế.
2.1. Tương tác một cách nhanh chóng
Việc chuẩn bị sẵn những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng sẽ giúp bạn tăng tốc độ tương tác khi tư vấn mà vẫn giữ sự chuyên nghiệp. “Thời gian là tiền bạc”, càng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cũng đồng nghĩa với việc bạn đã tối ưu hóa được hệ thống kinh doanh.
2.2. Tối ưu hóa trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ
Nếu có sẵn một bộ mẫu tin nhắn trả lời khách hàng đã thông qua kiểm duyệt thì sẽ giúp cải thiện trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ lên mức tối đa nhất. Tránh được tình trạng trả lời chậm, sai chính tả, thái độ thiếu chuyên nghiệp,… Việc soạn sẵn bộ mẫu tin nhắn trả lời tự động sẽ giúp việc kinh doanh trở nên chuyên nghiệp hơn.
| Để trả lời tin nhắn tự động hiệu quả, bạn sẽ cần có thiết bị tốt để thực hiện các thao tác hiệu quả hơn. Tham khảo các tin đăng về máy vi tính, laptop tại Muaban.net |
3. Hướng dẫn chi tiết cách trả lời tin nhắn của khách hàng
Việc sử dụng những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng có sẵn sẽ khiến mọi thứ trở nên hơi “máy móc” một chút. Thế nên tốt nhất, bạn nên tự trả lời tin nhắn để dễ dàng ứng xử theo từng tình huống. Và trong trường hợp nào, bạn cũng đừng quên những nguyên tắc dưới đây.
3.1. Giới thiệu bản thân
Đầu tiên, dù dùng mẫu tin nhắn trả lời khách hàng có sẵn hay tự trả lời thì bạn cũng phải giới thiệu bản thân. Đây là phép lịch sự tối thiểu và phải cho đối phương biết họ đang được trò chuyện với ai.
3.2. Trả lời inbox nhanh chóng
Thứ hai, khi nói nhắn tin với bất kì ai, nhất là khách hàng thì bạn phải phản hồi một cách nhanh chóng. Đây là cách tốt nhất để bạn tăng trải nghiệm của người dùng, thể hiện sự chuyên nghiệp và lòng tôn trọng dành cho họ. Đừng bao giờ để khách hàng đợi lâu vì họ sẽ có thể “bỏ đi”.
3.3. Nội dung trả lời ngắn gọn đi vào vấn đề
Thứ ba, khi trả lời khách hàng thì bạn nên đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề. Tránh đề cập sai hoặc lan man sang các chủ đề không liên quan vì nó có thể gây khó chịu và mất thời gian của đôi bên.
>>> Tham khảo thêm: Nhập ngay code Thiên Dụ mới nhất để nhận quà từ VNG Việt Nam
3.4. Không sử dụng các chữ cái in hoa
Chữ in hoa chỉ nên sử dụng ở đâu cầu, tên riêng,… Đây là nguyên tắc cực kỳ cơ bản trong văn viết. Và nếu bạn cố tình sử dụng chữ in hoa sẽ thể hiện sự nhấn mạnh trong văn viết. Điều đó khiến khách hàng nghĩ rằng bạn đang muốn lên giọng, tỏ thái độ không tốt và bất lịch sự với họ.
3.5. Kiên nhẫn chờ đợi phản hồi
Bạn phải hiểu được rằng trong một cuộc trò chuyện, khách hàng thường là người ở thế kèo trên. Có thể bạn phản hồi rất nhanh và trả lời rất chỉn chu. Tuy nhiên, khách hàng thì lại là “thượng đế”, với tâm lý ấy, họ sẽ không phản hồi lại tích cực như bạn. Và để giữ chân khách hàng thì bạn phải biết cách kiên nhẫn và trả lời từ tốn.
3.6. Tránh lạm dụng tin nhắn mẫu
Như Mua Bán đã nói, mẫu tin nhắn trả lời khách hàng có phần hơi “máy móc” một chút. Việc làm dụng tin nhắn mẫu quá nhiều sẽ khiến khách hàng thiếu thiện cảm. Điều họ tìm kiếm là được tư vấn bởi chính người bán, nhân viên bán hàng chứ không phải là một chiếc máy trả lời tự động. Nhờ vậy sẽ tạo ra thiện cảm hơn trong một cuộc giao tiếp.
3.7. Không sử dụng từ viết tắt hoặc từ lóng
Khi trò chuyện với khách hàng, bạn phải luôn luôn tỏ ra chuyên nghiệp, tôn trọng đối phương. Và tuyệt đối không bao giờ sử dụng từ viết tắt, từ lóng vì sẽ không phải ai cũng có thể hiểu được các từ ấy và gây mất thiện cảm đối với khách hàng. Như các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng bên trên hoàn toàn không dùng từ viết tắt hay từ lóng.
4. Tổng kết
Những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng bên trên của Mua bán cũng chỉ mang tính chất tham khảo. Để tin nhắn trả lời khách hàng trở nên thú vị và hấp dẫn, bạn đừng ngần ngại cải biên một chút để hợp với phong cách cá nhân của mình nhé! Cảm ơn vì đã theo dõi bài viết này.
Xem thêm:
- Sa Đéc Đồng Tháp có gì chơi? Check-in 25+ điểm du lịch không thể bỏ lỡ
- Royal City có gì chơi? Khám phá địa điểm giải trí giá chỉ từ 120 ngàn
- 502 Là Gì? Có Ý Nghĩa Gì? So Sánh 502 Và 520 Khác Nhau Như Thế Nào?
