Khi bạn muốn giao máy móc, thiết bị cho bên thứ hai để thuê, muốn, sửa chữa, thi công,… thì phải cần có giấy tờ mang pháp lí rõ ràng. Vì vậy, mọi người nên lập biên bản bàn giao thiết bị nhằm xác nhận tình trạng máy móc khi giao/ nhận, nghĩa vụ của đôi bên. Vậy cách lập biên bản bàn giao như thế nào? Nội dung biên bản gồm những gì? Khi nào thì nên lập biên bản bàn giao máy móc? Tất tần tần sẽ được giải đáp ngay bên dưới đây.
I. Biên bản bàn giao thiết bị là gì?
Biên bản bàn giao thiết bị là một biểu mẫu đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng. Biên bản này nhằm xác định một số thứ liên quan về máy móc trước khi bên A giao máy móc lại cho bên B. Điển hình như số lượng thiết bị, loại thiết bị, tình trạng khi nhận / trả, thời hạn thuê / mượn, cam kết nghĩa vụ giữa đôi bên,…
Khi chấp bút ký vào biên bản thì có nghĩa rằng hai bên đã đồng ý với những điều được ghi trong biểu mẫu. Biên bản bàn giao thiết bị sẽ được in thành hai bên, bên cho thuê giữ một bản, bên nhận thiết bị giữ một bản. Cả hai đều có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ được ghi rõ trong biên bản. Và khi có vấn đề, mâu thuẫn, tranh chấp xảy ra thì biểu mẫu sẽ được dùng làm cơ sở giúp giải quyết vụ việc.
II. Cấu trúc của một biên bản bàn giao thiết bị
Để lập được một biên bản bàn giao thiết bị chuẩn thì mọi người cần phải nắm rõ cấu trúc của biểu mẫu. Biểu mẫu cần có những thông tin gì, viết ra sao, kèm theo loại chứng từ nào không,… Và cấu trúc cơ bản của một biên bản bàn giao máy móc sẽ gồm những nội dung sau:
- Thông tin của người giao (cho thuê, mướn, mượn) thiết bị và của cả bên nhận máy móc.
- Thông tin thiết bị: Số lượng, tình trạng khi bàn giao.
- Tên thiết bị được bàn giao, mã hiệu, thông số kỹ thuật.
- Quy định về việc sử dụng thiết bị khi bàn giao, cam kết nghĩa vụ đôi bên về việc cho mượn / thuê và hoàn trả máy móc.
Ngoài ra, MuaBan.net luôn cập nhật tin đăng tuyển dụng marketing mới nhất bạn có thể tham khảo:
III. Lưu ý khi tạo biên bản bàn giao thiết bị
Khi viết một biên bản bàn giao thiết bị thì bạn cần phải thật tỉ mỉ và lưu ý những điều quan trong sau đây:
1. Thông tin đầy đủ
Một biểu mẫu biên bản bàn giao thiết bị phải chứa đầy đủ những thông tin liên quan đến việc giao máy móc. Đặc biệt là thông tin của bên giao và nhận phải được tạo lập một cách chi tiết, chuẩn xác nhất. Nếu sai thông tin của một trong hai bên thì sẽ gây rất nhiều phiền phức cho bên còn lại. Bởi khi đó, bên không có thông tin chính xác sẽ không phải chịu bất kỳ trách nhiệm nào về việc bàn giao. Biên bản gần như không có tác dụng gì.
Ngoài ra, biên bản cũng cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan đến thiết bị, máy móc được bàn giao. Đơn cử như số lượng máy, loại máy, tên hãng, mã thiết bị, tình trạng khi giao nhận, thời gian bàn giao và hoàn trả,… Những thông tin này sẽ phần nào giúp xác định nghĩa vụ của bên giao lẫn bên nhận.
2. Phải có hợp đồng mua bán và vận chuyển hàng hóa
Bạn nên hiểu rõ bản chất của biên bản bàn giao thiết bị chỉ là xác định rõ vấn đề liên quan đến việc giao nhận máy móc. Chứ không liên quan đến dịch vụ cho thuê, mướn hay mua bán thiết bị. Do đó, nếu công ty / doanh nghiệp của mọi người cho thuê, mua bán máy móc thì phải lập một hợp đồng mua bán riêng.
Ngoài ra, việc bàn giao thiết bị chỉ nằm trong khuôn khổ bên giao chấp nhận đưa thiết bị cho bên nhận, và bên nhận chấp nhận lấy hàng. Hoàn toàn không liên quan đến việc ai sẽ là người chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa. Thế nên, cả hai cần phải xác định rõ với nhau ai sẽ là người chịu trách nhiệm lấy và giao hàng. Sau đó lập một hợp đồng vận chuyển cụ thể, liệt kê chi phí giao hàng (tùy vào điều kiện, yêu cầu của đôi bên).
3. Chữ kí của hai bên giao và nhận
Và thứ không thể nào thiết trong một biên bản bàn giao thiết bị chính là chữ ký của cả đôi bên. Khi chấp bên ký tên và đóng dấu mộc thì có nghĩa rằng cả hai đã đồng ý bàn giao thiết bị cho nhau. Nếu có một trong hai bên nhận và giao không ký thì biên bản sẽ bị vô hiệu lực, không có giá trị. Lưu ý: nếu người khi là đại diện của công ty bên nhận và giao thì nên có dấu mộc để xác định chính xác danh tính của doanh nghiệp.
IV. Tại sao càn có biên bản bàn giao thiết bị?
Nếu như đã lập hợp đồng mua bán, thuê mướn rồi thì liệu có cần đến biên bản bàn giao làm gì? Trên thực tế, biên bản bàn giao thiết bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Mặc dù không liên quan đến tiền bạc, chi phí dịch vụ,… nhưng lại thể hiện sự uy tín. Chi tiết như sau:
1. Thể hiện trách nhiệm
Trước tiên, biên bản bàn giao chủ yếu được sử dụng để chỉ rõ trách nhiệm của cả đôi bên về việc nhận / giao hàng, sử dụng máy móc được cho mượn / thuê. Nếu có một trong hai bên không thực hiện đúng trách nhiệm thì sẽ dựa vào biên bản để làm cơ sở xử lý. Khi này, cả bên nhận và bên giao sẽ có trách nhiệm hơn đối với việc làm của mình. Đồng thời, nếu thực hiện đúng trách nhiệm thì cũng giúp doanh nghiệp chứng minh độ uy tín, tận tâm.
2. Đúng với hợp đồng lao động
Riêng đối với những công việc, ngành nghề mang tính chất đặc thù và cần sử dụng thiết bị; thì việc sử dụng biên bản bàn giao thiết bị sau khi hoàn thành công việc cần dùng sẽ đúng với điều luật lao động.
3. Ngăn chặn tranh chấp phát sinh
Đặc biệt, trong một biên bản bàn giao thiết bị sẽ liệt kê tất cả những máy móc được giao vào thời điểm cả đều đồng ý. Thế nên, khi phải trả về thì bên thuê sẽ phải có trách nhiệm trả đầy đủ nguyên trạng thiết bị như ban đầu được nhận. Nhờ vào việc thống kê danh sách thiết bị một cách chi tiết nên sẽ tránh tình trạng tranh chấp máy móc xảy ra.
>>> Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà và những vấn đề liên quan
V. Hướng dẫn lập biên bản bàn giao thiết bị trên Word và Excel
Bạn hoàn toàn có thể lập một biên bản bàn giao thiết bị bằng Word hoặc Excel. Mua bán sẽ hướng dẫn mọi người cách tạo một biên bản bàn giao chi tiết ngay dưới đây:
Bước 1: lựa chọn công cụ Microsoft Office
Trước tiên hết, mọi người sẽ cần phải lựa chọn một công cụ tạo lập văn bản phù hợp. Mua bán khuyến nghị bạn nên sử dụng Microsoft Word hoặc Microsoft Excel. Tuy nhiên, tạo lập biên bản bằng Word vẫn sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với Excel.
Bước 2: Trình bày thông tin nội dung của biên bản bàn giao
Khi lập biên bản bàn giao thì bạn nên lưu ý đầu đơn phải có quốc biểu vì đây là văn bản theo luật pháp, có thể được đem đi công chứng. Và phần đầu nội dung của biên bản Cần nêu rõ thời gian thực hiện việc ký kết biên bản bàn giao thiết bị. Đồng thời, phải ghi rõ thông tin của đơn vị bàn giao và nhận thiết bị.
Lưu ý: khi ghi tên công ty thì nên sử dụng tên pháp lý đầy đủ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phía dưới “tên doanh nghiệp” cũng nên ghi rõ họ tên của những đại diện công ty thực hiện ký kết biên bản bàn giao.
Bước 3: Các mục các thông tin bàn giao
Lập một bảng liệt danh sách thiết bị được bàn giao. Bạn phải ghi rõ những thông tin về thiết bị như tên thiết bị, mã hiệu, thông số, tình trạng,… Việc liệt kê những thông tin về máy móc rất quan trọng giúp cả người nhận và giao cho thể quan lý được số lượng, tình trạng máy móc khi nhận / trả.
Ví dụ: bạn thuê xe tự lái để đi du lịch thì bạn phải liệt kê rõ thông tin về loại xe, model xe, số khung, số máy, biển số, màu xe, tình trạng xe,… để đảm bảo 2 bên đều nắm rõ thông tin về chiếc xe được thuê.
Bước 4: Thông tin người nhận thiết bị
Bên dưới bảng liệt sẽ ghi rõ bên A giao cho bên B là ai, chủ của doanh nghiệp nào,… Những thông tin cần thiết của đôi bên gồm số CMND / CCCD, số điện thoại, họ tên đầy đủ, mã thành phố, mã Zip,…
Bước 5: Cung cấp thông tin ghi chú của biên bản bàn giao
Cuối cùng, bên giao / nhận phải cung cấp một số thông tin cần thiết có liên quan đến thiết bị để bên còn lại biết và quản lý. Điển hình như thời gian bảo hành, bảo dưỡng thiết bị, biên lai mua hàng, ngày mua, tình trạng khi giao,…
Ngoài ra, đôi bên cũng phải ghi rõ nghĩa vụ, trách nhiệm của cả đôi sau khi đồng ý khí biên biên bản. Và cả đều phải chấp hành theo những cam kết đã đề ra. Cuối cùng, thứ không thể thiếu chính là mục để bên giao / nhận ký xác nhận đồng ý vào biên bản. Bạn nên ghi rõ “Bên nhận” và “Bên giao”.
>>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công chuẩn xác, mới nhất 2022
VI. Một vài mẫu biên bản bàn giao thiết bị
Nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn thế nào là một biên bản bàn giao thì bị thì Mua bán đã lập một vài biểu mẫu bên dưới đây. Mọi người có thể xem và tham khảo:
1. Biên bản bàn giao thiết bị
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
Hôm nay, ngày….tháng…năm….tại……………………………chúng tôi gồm có:
BÊN GIAO:
1…………………
2…………………..
3…………………
BÊN NHẬN:
1………………..
2…………………
Bên giao bàn giao một số thiết bị như sau:
|
STT |
Tên thiết bị |
Thông số kỹ thuật, mã thiết bị |
Số lượng |
Hiện trạng |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bên giao giao cho…….là chủ của sản đã kiểm tra về thông tin sản phẩm, sau khi bàn giao bên nhận hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hai bên thống nhất lập biên bản bàn giao theo những nội dung như trên và biên bản bàn giao thiết bị được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản có giá trị tương đương nhau.
|
Bên giao |
Bên nhận |
Tải mẫu trên tại đây: Link mẫu
2. Biên bản bàn giao thiết bị dạy học
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————-
…………………, ngày … tháng … năm …
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ DẠY HỌC
Vào hồi …. giờ …. ngày …. tháng …. năm tại …………………
Chúng tôi gồm:
– Cô …………………….. – Chức vụ……………. – Tổ:…………..
– Thầy…………………… – Chức vụ……………. – Tổ: …………..
– Thầy…………………… – Chức vụ……………. – Tổ: …………..
– Thầy…………………… – Chức vụ……………. – Tổ: …………..
Là các thành viên trong tổ kiểm kê và bàn giao tài sản vật tư thiết bị dạy học được thành lập theo Quyết định số: /QĐ-….. ngày … tháng… năm …. của Hiệu trưởng …………….……, đã tiến hành kiểm kê kho (hoặc thiết bị mới nhập về kho)………………. từ ngày … đến ngày … tháng …. năm … ., kết quả như sau:
– Kiểm kê số lượng và chất lượng các thiết bị dạy học ( có biên bản kèm theo)
-Bàn giao các thiết bị đã kiểm kê đánh giá chất lượng cho ông ( bà) từ ….. giờ … ngày …/…/…
Tài sản bàn giao gồm:
………… danh mục thiết bị dạy học, cơ sở vật chất (có biên bản đính kèm)
Hồ sơ sổ sách: ………. bộ.
Ông (bà) ………………. có trách nhiệm, quản lý, bảo quản các trang thiết bị đã bàn giao theo các quy định hiện hành.
Biên bản này được lập thành 4 bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 bản; 01 bản cho Ban giám hiệu; 01 bản cho bộ phận kế toán hành chính.
|
HIỆU TRƯỞNG |
BÊN NHẬN |
BÊN GIAO |
CÁC THÀNH VIÊN KIỂM KÊ |
Tải mẫu trên tại đây: Link mẫu
3. Biên bản giao thiết bị cho mượn
|
TRƯỜNG………… ——- Số:…./BB-…. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. ————— ….,ngày….tháng…. năm. |
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
( V/v bàn giao thiết bị cho mượn)
Căn cứ vào Hợp đồng mượn tài sản số:…/…-…. …………………………………. ;
Căn cứ…………………………………………………………………………………..;
Chúng tôi gồm:
Bên bàn giao: ( Bên A)
Ông/Bà:……………………………………………………
Chức vụ:…………………………………………………..Bộ phận:………………
Trường:………………………………………………………………………………
Bên nhận bàn giao: ( Bên B)
Họ và tên: ……………………………………
Chức vụ: ……………………………… Lớp:……………………………………
Trường :…………………………………………………………………………..
Hôm nay, ngày…. tháng….. năm…… Bên A tiến hành bàn giao thiết bị, dụng cụ thí nghiệm cho bên B tại địa điểm: ………………………………………
3.1 Các trang thiết bị, dụng cụ thí nghiệm gồm:
|
Tên thiết bị, dụng cụ |
Tình trạng sử dụng |
Số lượng |
…….. |
|
|
……. |
||||
|
………. |
||||
|
……. |
||||
3.2 Lý do bàn giao máy móc
Bên B có nhu cầu mượn một số loại thiết bị, dụng cụ nêu trên để sử dụng vào việc thí nghiệm môn:…… ngày …/…./…… do cô giáo:…………….. phụ trách quản lý trực tiếp buổi học.
Bên B đã nhận đầy đủ số lượng trang thiết bị,dụng cụ như đã yêu cầu và có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn giao trả nguyên vẹn và đúng thời gian đã thỏa thuận ban đầu
Biên bản được lập thành 02 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên có trách nhiệm giữ một bản.
Các bên tiến hành xác nhận các nội dung trên cùng đi đến thống nhất và ký xác nhận dưới đây.
|
Bên bàn giao ( Ký và ghi rõ họ tên) |
Bên nhận bàn giao ( Ký và ghi rõ họ tên) |
Tải mẫu trên tại đây: Link mẫu
Kết luận
Bạn nên ghi nhớ rằng biên bản bàn giao thiết bị có vai trò rất quan trọng, giúp xác định nghĩa vụ của đôi bên về việc giao và nhận máy móc, dụng cụ. Nếu không lập biên bản này thì khi hoàn trả thiết bị sẽ dễ phát sinh ra nhiều vấn đề không đáng có. Và để tham khảo thêm về các loại biên bản khác thì mọi người hãy theo dõi Muaban.net
Xem thêm:
- Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn xác cho mọi trường hợp
- Biên bản thanh lý hợp đồng mẫu mới và thông dụng nhất
- Mẫu biên bản làm việc mới nhất năm 2021
