Những kỹ năng mềm luôn là điều cần thiết mà mỗi người khi tham gia làm việc trong môi trường chuyên nghiệp nên trang bị cho chính mình. Chúng giúp bạn có thể làm việc một cách hiệu quả nhất, nhanh chóng và phối hợp tốt nhất với tất cả cộng sự của mình. Một trong những kỹ năng không thể nào thiếu được đó là kỹ năng lập kế hoạch. Vậy Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Tại sao chúng ta cần phải trao dồi kỹ năng lập kế hoạch? Mời bạn đọc cùng theo chân Mua Bán tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng này qua bài viết dưới đây nhé!
Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng sắp xếp, tư duy và hoạch định cách hoạt động một cách thích hợp sao cho hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Nói một cách khác, kỹ năng lập kế hoạch là một lộ trình hướng dẫn cá nhân hay tổ chức thực hiện nhằm đạt được thành công nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Kỹ năng này cho phép chúng ta có thể tận dụng mọi nguồn lực sẵn có bao gồm thời gian, điều kiện xung quanh để đạt được mục tiêu mong muốn. Cho dù bạn đang thực hiện một dự án nhỏ hay điều hành một doanh nghiệp nào đó, kỹ năng lập kế hoạch luôn cần thiết trên mọi tiến độ công việc của bạn, giúp bạn nhìn ra được hướng đi tiếp theo của chính mình.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó là người đứng đầu biết sử dụng kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Trang bị kỹ năng này thật tốt sẽ giúp bạn đi đúng con đường của mình. Vậy thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ đem đến cho bạn những lợi ích gì?
Lợi ích của việc lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch trong công việc hay dự án sẽ vô cùng có lợi khi bạn đang làm việc cho một doanh nghiệp hay tập đoàn lớn. Họ có thể nhìn thấy được bạn là một người có tổ chức và lộ trình rõ ràng. Hay việc lập kế hoạch cũng sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình tìm việc làm tại các thành phố lớn như tìm việc làm Bình Dương Thủ Dầu Một, việc làm TP.HCM và Hà Nội…
Kỹ năng lập kế hoạch trong công việc hay dự án sẽ giúp bạn:
- Xác định rõ những công việc cần làm trước và sau như thế nào.
- Phân bổ thời gian hợp lý, rút ngắn thời gian làm việc.
- Sắp xếp công việc một cách có trình tự theo thời gian biểu, hạn chế khả năng chồng chéo công việc.
- Tập trung mọi nguồn lực vào mục tiêu chính để hoàn thành công việc.
- Phát triển tư duy một cách có hệ thống, dự đoán được những rủi ro.
- Phát huy khả năng sử dụng nguồn lực hiện có, thúc đẩy tính hiệu quả trong công việc.
- Kiểm soát được quá trình làm việc, nhắc nhở bản thân về mục đích ban đầu đề ra.
- Hình thành những tiêu chuẩn riêng để kiểm tra và đánh giá công việc đã đạt yêu cầu hay chưa.
- Đề xuất những giải pháp khác nhau để điều chỉnh và khắc phục những sai sót trong quá trình làm việc.
>>> Xem thêm: 6 kỹ năng mềm không thể thiếu nếu bạn muốn thành công
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Thông qua những lợi ích mà kỹ năng lập kế hoạch mang lại, vậy cần phải làm gì để lập kế hoạch một cách tốt nhất? Sau đây Mua Bán sẽ giúp bạn tìm hiểu các bước để thực hiện lập một kế hoạch nhé!
Các bước để lập kế hoạch
Để lập một kế hoạch cụ thể, bạn cần trang bị cho mình 9 bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu của công việc
Công việc cần làm trước khi lập bản kế hoạch là cần phải xác định được mục tiêu đang muốn hướng tới. Việc này bao gồm cả việc phải dự đoán được kết quả sẽ đạt được, thời gian sẽ hoàn thành kế hoạch và hậu quả nhận được nếu không hoàn thành được mục tiêu đề ra. Trong trường hợp có nhiều mục tiêu cùng một lúc, cần đánh giá về mức độ quan trọng và mục tiêu nào cần được ưu tiên.
Bước 2: Liệt kê những công việc cần phải làm
Một trong những giải pháp giúp bạn có thể kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc của mình là việc biết liệt kê những công việc cần ưu tiên làm đầu tiên. Khi bạn ghi ra những việc bạn cần thực hiện thì khả năng đạt được thành công đã là 50% rồi đấy. Bước liệt kê này sẽ giúp bạn có thể nhìn rõ khối lượng công việc của mình, từ đó phân bổ quỹ thời gian thực hiện chúng một cách hợp lý nhất. Bạn có thể chia công việc theo từng tháng, tuần hoặc từng ngày để thuận tiện quản lý.
Bước 3: Phân loại cụ thể các đầu công việc
Dựa vào mức độ khẩn cấp và quan trọng của những công việc sẽ phân chia các công việc thành nhiều nhóm. Có 4 nhóm công việc như sau:
- Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp
- Nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Nhóm không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Nhóm không quan trọng và không khẩn cấp.
Việc phân loại cụ thể công việc sẽ giúp bạn xác định được nội dung nào quan trọng nhất, cần phải ưu tiên hơn và tối ưu hóa việc quản trị thời gian, giúp sử dụng quỹ thời gian một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Bước 4: Sắp xếp các công việc theo vị trí ưu tiên
Trong một công việc hay dự án, luôn sẽ có những công việc cần thực hiện trước, những công việc có thể thực hiện sau. Do đó, chúng ta cần xác định rõ công việc nào phải ưu tiên thì mới phân bổ được thời gian thực hiện một cách hiệu quả. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khối thời gian, hạn chế việc chồng chéo công việc lên nhau.
Ngoài ra, bạn cũng cần liệt kê thêm những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc, từ đó có thể đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời.
Bước 5: Xác định thời gian dự kiến kế hoạch hoàn thành
Việc xác định thời gian dự kiến sẽ giúp thúc đẩy tinh thần trách nhiệm khi làm việc cũng như thúc đẩy được tiến độ hoàn thành công việc. Năng lực hoàn thành công việc của mỗi người cũng khác nhau vì vậy cần có sự phân bổ hợp lý, phải tính toán đưa ra khoảng thời gian phù hợp với mỗi người. Có như vậy, công việc có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bước 6: Phân bổ nguồn lực hợp lý
Bước cuối cùng trong kỹ năng lập kế hoạch là cách bạn biết vận dụng và phân bổ nguồn lực sẵn có một cách hợp lý. Việc này sẽ giúp bạn hiểu được ai sẽ đảm nhận công việc nào tốt nhất, tiến độ hoàn thành ra sao, biết sử dụng những điều kiện thuận lợi để thúc đẩy quá trình thành công.
Bước 7: Tập trung thực hiện kế hoạch
Quá trình làm việc của bạn cần phải luôn ở tâm thế tập trung nhất để tối ưu hóa thời gian, sớm đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân bằng giữa công việc và giải trí, không nên để đầu óc luôn căng thẳng và thể lực hao hụt, như vậy sẽ khiến tiến độ công việc bị trì trệ hơn là nhanh đấy.
Bước 8: Linh hoạt trong khi thực hiện kế hoạch
Quá trình lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi phải có sự linh hoạt. Trong quá trình thực hiện sẽ có những sự thay đổi liên tục, cũng như những sự cố bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào mà khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn chuẩn bị những phương án dự trù, thay thế dành cho các sự cố phát sinh để không bị gián đoạn trong quá trình thực hiện công việc.
Bước 9: Kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch
Một trong những bước quyết định thành công trong kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đó là biết kiểm tra quá trình làm việc của mình. Song song với tiến độ công việc, bạn cũng cần có sự dừng lại để kiểm tra. Như vậy sẽ khiến bạn không phải đi sai hướng và nhắc nhở bản thân cần thực hiện công việc ra sao là hợp lý nhất. Bằng việc luôn quan sát và đối chiếu kết quả, bạn có thể nắm rõ tốc độ hoàn thành mục tiêu của mình, cái nào đúng thời hạn, trễ hạn hay là không phù hợp nữa.
>>> Xem thêm: Deadline là gì?
Cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch
Để bản thân đạt được những thành công nhất định trong công việc, không gì hơn bạn cần phải rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch của mình một cách thường xuyên. Bạn có thể bắt đầu bằng những mục tiêu nhỏ, trong tầm tay mà bạn cần thực hiện. Hãy học cách hình dung công việc cần làm, quá trình thực hiện và kết quả mà bạn mong muốn đạt được. Từ đó, viết ra mục tiêu, liệt kê các bước thực hiện chúng và bắt tay vào thực hiện.
Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch
Bạn có rất nhiều cách để lập kế hoạch trong công việc. Bạn có thể viết ra giấy mục tiêu, các việc cần làm, kết quả dự kiến. Hoặc một trong những cách để tối ưu nhất là lập bảng phân công công việc để thực hiện.
Sau đây là một ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch bằng bảng mà bạn có thể tham khảo.
Nếu bạn làm việc nhóm, với phòng ban thì bạn cần kèm theo một bảng phân công công việc cho từng cá nhân và tiến độ thực hiện của họ.
| Tham khảo các tin đăng về việc làm cần kỹ năng lập kế hoạch tại website Muaban.net dưới đây: |
Sách kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
Để năng cao kỹ năng lập kế hoạch thật tốt và đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần phải trao dồi cho mình những kiến thức từ sách vở. Mua Bán đã tổng hợp một số nguồn tài liệu hiệu quả để giúp bạn nâng cao kỹ năng của mình. Bạn có thể tham khảo ngay sau đây nhé.
Sách Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Hiệu Quả của Shibamoto Hidenoki
Cuốn sách viết về những kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch trong công việc và giúp bạn tìm thấy cách để khiến việc thực hiện chúng trở nên thú vị hơn. Sách lồng ghép những khó khăn và sai lầm thường mắc phải của mọi người trong quá trình tiến hành các kế hoạch và sau khi tạo được thành quả, từ đó giúp mọi người thay đổi thái độ, hướng đến nâng cao hiệu suất làm việc.
>>>Xem thêm: Cách lập thời gian biểu đơn giản, hợp lý đạt hiệu quả cao
Kết luận
Thông qua những dữ liệu mà Mua Bán đã tổng hợp được, chúng ta có thể thấy tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch trong công việc và đời sống như thế nào. Vận dụng tốt những kiến thức về kỹ năng này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả nhất có thể. Kỹ năng lập kế hoạch sẽ là công cụ hữu hiệu để thúc đẩy tốc độ tiến đến thành công trong công việc của bạn. Vì vậy, đừng xem nhẹ kỹ năng mềm quan trọng này nhé.
Theo dõi thêm những kỹ năng mềm quan trọng khác tại Mua Bán và cập nhật việc làm mới nhất tại Muaban.net. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết trên.
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Kỹ năng là gì và những kỹ năng quan trọng cần có trong cuộc sống
- Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cái nào quan trọng hơn?
- Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp & cách rèn luyện hiệu quả
Tác giả: Thảo Vân.
