Điều phối hoạt động kho vận/ Operation Coordinator

MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI CÔNG VIỆC
Vị trí Điều phối hoạt động kho vận chịu trách nhiệm làm việc với các bộ phận chức năng lên quan và giám sát các hoạt động vận hành liên quan nhằm duy trì tốt hoạt động vận hành kho nhằm đảm bảo đạt chỉ tiêu của bộ phận và tiêu chuẩn dịch vụ của công ty.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Đảm bảo các đơn hàng từ các kênh bán hàng được cập nhật đầy đủ vào hệ thống OMS/WMS và đơn hàng nhập/xuất được xử lý đúng SLA cam kết. Thông báo với vận hành trường hợp có nguy cơ trễ hoặc trễ để kịp thời xử lý.
Theo dõi hệ thống vận hành đảm bảo hoạt động ổn định và làm việc với IT khi có sự cố phát sinh.
Làm/cập nhật SOP; đề xuất cải tiến quy trình/hệ thống
Chăm sóc khách hàng (hướng dẫn sử dụng hệ thống, follow up tình trạng đơn hàng, xử lý yêu cầu/khiếu nại khách hàng, theo dõi một số tính chất hàng hóa cần lưu ý của nhãn hàng…)
Giám sát tỷ lệ hàng thực tế so với kế hoạch và báo với cấp trên khi có trường hợp bất thường
Thông báo cho bộ phận vận hành về kế hoạch nhập/xuất hàng hóa và sự thay đổi về kế hoạch (nếu có)
Tiếp nhận các đề xuất từ nhóm vận hành, xem xét và đề xuất với cấp trên phê duyệt nếu cần thiết.
Làm việc với các bên liên quan (nhãn hàng, sàn TMĐT, nội bộ…) trong trường hợp xảy ra ngoài quy trình
Theo dõi, giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu đóng gói của kho, tính toán lượng nguyên liệu cần và đặt mua từ nhà cung cấp.
Hỗ trợ bộ phận mua hàng trong một số công việc liên quan đến thuê/mua thiết bị/nguyên vật liệu liên quan trực tiếp vận hành
Xác nhận với bộ phận kinh doanh hoặc brand về các vấn đề liên quan đến sản phẩm có thể ảnh hưởng đến vận hành.
Thực hiện đầy đủ các báo cáo theo lịch, báo cáo khi có yêu cầu và khi có vấn đề phát sinh từ cấp trên và từ nhãn hàng
Chủ động giải quyết các công việc phát sinh liên quan Công việc khác có liên quan được phân công bởi Ban giám đốc.

TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN, KINH NGHIỆM
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành có liên quan
• Sử dụng tốt các ứng dụng MS Office, đặc biệt MS Word và Excel
• Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản lý kho, hệ thống vận hành Logistics
• Tiếng anh (mức độ trung cấp – Intermediate)
• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát
• Kỹ năng ra quyết định, quản lý ngân sách tốt
• Kỹ năng trình bày, kỹ năng đào tạo, kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt
• Kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian và công việc tốt
• Có thể làm việc dưới áp lực về chỉ tiêu (SLA) và có thể làm thêm giờ
• Chăm chỉ, có trách nhiệm, kiên nhẫn, trung thực, kỷ luật, cẩn thận
• Sức khỏe tốt
• Có kiến thức về ngành Logistics, Supply Chain
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc tại công ty có yếu tố nước ngoài sử dụng tiếng Anh giao tiếp.
• Kinh nghiệm làm việc và sử dụng các hệ thống quản lý kho, hệ thống vận hành Logistics