Tuyển Dụng Nhân Viên Văn Phòng TP. Bắc Ninh, Bắc Ninh Lương Cao T11/2024

Những Điều Cần Biết Khi Tìm Việc Làm Nhân Viên Văn Phòng

Việc làm văn phòng là một trong những công việc có mức độ phổ biến cao nhất hiện nay, thu hút nhiều sinh viên mới ra trường. Vị trí nhân viên văn phòng có thể làm ở đa dạng ngành nghề, đa dạng lĩnh vực. Tuy nhu cầu tuyển dụng cao nhưng mức độ cạnh tranh cũng cao không kém. Vì vậy, hãy chuẩn bị cho bản thân những kiến thức và kỹ năng cần thiết trước khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng.

1. Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nắm rõ các công việc mà mình phải làm là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình tìm việc làm. Điều này giúp bạn đánh giá được khả năng đáp ứng công việc mà doanh nghiệp đưa ra khi ứng tuyển nhân viên văn phòng.

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

1.1. Thanh toán các khoản phí cho văn phòng

Nhân viên văn phòng sẽ là người thực hiện công việc thanh toán chi phí cho văn phòng.

• Chịu trách nhiệm thống kê, lập phiếu và thanh toán các khoản phí theo định kỳ (thường là hàng tháng) của công ty

• Đảm bảo các hóa đơn được trả đúng hạn để các hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn: Hóa đơn điện thoại, Internet; Chi phí văn phòng phẩm; Chi phí thuê mặt bằng, văn phòng,..

• Tạm ứng các khoản thanh toán (trong trường hợp khẩn cấp).

1.2 Nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng ngày càng tăng, cơ hội việc làm cho ngành nghề này ngày càng mở rộng hơn, đặc biệt là ở những thành phố lớn. Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp thông tin tuyển dụng việc làm văn phòng tại Hà Nội, tuyển nhân viên hành chính nhân sự TPHCM,... Tuy nhiên, nếu làm nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân, nhiều công ty có yêu cầu về ngoại hình. Vì tính chất công việc của nhân viên tại quầy lễ tân một ngày phải gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người, nên họ như là bộ mặt của công ty.

Không những vậy, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí quầy lễ tân còn phải sở hữu khả năng ngoại ngữ tốt.

• Trực và tiếp nhận cuộc gọi khi khách hàng liên hệ hotline của công ty

• Chuẩn bị và đón tiếp nếu khách hàng tới công ty

• Thực hiện từ công tác lên kế hoạch, chuẩn bị kỹ càng, và tổ chức trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty

Nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân

1.3. Chịu trách nhiệm lưu trữ văn thư

Một trong những công việc phổ biến mà nhân viên văn phòng đảm nhiệm đó là các công việc liên quan đến nghiệp vụ, công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan,... của công ty.

• Thực hiện việc nhận và chuyển những tài liệu quan trọng từ khách hàng, đối tác tới công ty và ngược lại

• Xử lý, lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Đảm bảo bản gốc các tài liệu quan trọng được lưu giữ cẩn thận

• Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên. Về vấn đề này, nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có hiểu biết nhất định về luật bảo hiểm của người lao động

• Hỗ trợ bộ phận tuyển dụng nhân sự, hành chính văn phòng xem xét, chọn lọc hồ sơ ứng tuyển của các ứng viên (nếu có yêu cầu)

• In ấn, photocopy tài liệu đáp ứng nhu cầu cho các phòng ban

1.4. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Bạn sẽ thấy đầu việc quản lý tài sản của doanh nghiệp xuất hiện ở hầu hết các bản mô tả công việc khi tìm việc nhân viên văn phòng. Những việc mà bạn sẽ thực hiện đó là:

• Đề xuất kế hoạch và nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm của công ty lên cấp trên.

• Tiến hành hoạt động mua sắm trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sau khi đề xuất được phê duyệt.

• Theo dõi, quản lý các trang thiết bị trong quá trình các bộ phận phòng ban sử dụng. Đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu làm việc cho toàn thể nhân viên để đạt hiệu suất tốt nhất.

1.5. Hỗ trợ dự án công ty

Bên cạnh những công việc kể trên, người nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án lớn của công ty trong trường hợp cần thiết

• In ấn hồ sơ, giấy tờ, xin dấu, chữ ký,... của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án

• Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm trong dự án (phương tiện đi lại, chỗ ở, ăn uống,...)

• Chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị đảm bảo quá trình công tác diễn ra suôn sẻ nhất

Quản lý tài sản doanh nghiệp

2. Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là công việc phổ biến nhưng không phải là ai cũng có thể theo được. Vì tính chất công việc đòi hỏi kỹ năng, yêu cầu riêng nên đôi khi bạn cũng nên cân nhắc xem bản thân mình có phù hợp với nghề này hay không. Xin chia sẻ với bạn những kỹ năng cần có để ứng tuyển vị trí nhân viên văn phòng.

2.1. Kỹ năng tin học căn bản

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, giấy tờ hay tra cứu, rà soát dữ liệu nội dung là công việc của một nhân viên văn phòng. Chính vì thế, bạn phải sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như: Máy vi tính, máy in, máy fax,... cùng các phần mềm tin học cơ bản như: Excel, Word, Powerpoint,... Đây cũng là kỹ năng rất cần thiết cho nhân viên nhập liệu trong văn phòng.

Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

2.2. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử

Giao tiếp là một kỹ năng cực kỳ quan trọng ở bất cứ ngành nghề nào. Riêng với nhân viên văn phòng, sở hữu khả năng giao tiếp và ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi với các phòng ban trong công ty. Ngoài ra, nó cũng giúp truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng, tạo thiện cảm với khách hàng, đối tác.

2.3. Chủ động, linh hoạt trong công việc

Ở vai trò như một bộ mặt đại diện công ty, là người chịu trách nhiệm cơ sở vật chất tại văn phòng. Người nhân viên văn phòng cần chủ động trong công việc, nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc tại văn phòng.

2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khi đứng trước một vấn đề phát sinh, nhân viên văn phòng cần tìm ra hướng giải quyết hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng không đáng có tới hiệu quả công việc. Do đó, bạn cần trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, đối với từng hoàn cảnh, từng thời điểm và sự kiện khác nhau.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

2.5. Cẩn thận, tỉ mỉ

Nhân viên văn phòng thường xuyên làm những công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ quan trọng. Việc này đòi hỏi bạn phải có tính cẩn thận cao, từ đi in ấn, photo đến cất giữ, lưu trữ văn bản. Bạn cũng sẽ là người đảm nhiệm công tác truyền tải thông tin đến đối tác, khách hàng hay các phòng ban liên quan. Công việc này đơn giản nhưng vẫn yêu cầu sự tỉ mỉ để tránh mất mát, nhầm lẫn giấy tờ.

3. Mức lương của việc làm văn phòng

Mức lương của nhân viên văn phòng hiện nay tương đối ổn định và có tăng hàng năm. Nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi quyết định theo nghề này.

Tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực, tính chất công việc, kỹ năng, kinh nghiệm hay khu vực làm việc,... mà thu nhập của nhân viên văn phòng sẽ có sự chênh lệch nhẹ. Ví dụ như khi đọc tin tuyển dụng nhân viên văn phòng TPHCM với tin tuyển dụng tại các khu vực ít phát triển hơn sẽ có sự khác nhau. Dưới đây là bảng đề cập đến mức lương trung bình theo cấp bậc khi làm nhân viên văn phòng.

4. Những công việc văn phòng hot nhất hiện nay

Theo báo cáo dữ liệu từ Cục thống kê Lao động cho thấy, khá nhiều công việc dành cho nhân viên văn phòng có mức lương cao, thu nhập có thể lên đến 2 tỷ đồng/năm tùy vị trí, năng lực,... Con số này có thể tăng, do thị trường lao động biến đổi liên tục với một số ngành nghề đang khát nhân lực dưới đây.

Những công việc văn phòng hot nhất hiện nay

4.1. Chuyên viên Marketing

Một trong những công việc đang khát nhân lực nhất tại thời điểm này, không gì khác chính là nghề Marketing. Hầu như doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu tuyển dụng Marketing vì tầm quan trọng của nó.

Marketing là bộ phận chủ chốt trong bất kỳ doanh nghiệp nào ở thời đại số hiện nay, Marketing nắm giữ vai trò quan trọng trong việc tiếp cận khách hàng mục tiêu, truyền tải thông điệp, lan tỏa thương hiệu đến với khách hàng, góp phần thúc đẩy, tạo điều kiện để bộ phận Sale chốt đơn.

4.2. Chuyên viên phát triển phần mềm

Với thời đại công nghệ phủ sóng khắp mọi nơi như hiện nay, thì phát triển phần mềm là một ngành hot hơn bao giờ hết. Công việc này thiên về lập trình và phải làm việc với máy tính dưới cường độ cao rất nhiều. Mức thu nhập tương đối cạnh tranh trên thị trường, rơi vào khoảng 18.000.000 - 50.000.000 đồng/tháng tùy thuộc vào vị trí, kỹ năng, năng lực chuyên môn.

Chuyên viên phát triển phần mềm

4.3. Nhân viên chăm sóc khách hàng

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng chăm sóc khách hàng của các công ty là rất lớn. Thị trường việc làm rộng mở hơn với ngành nghề này. Công việc của một nhân viên văn phòng chăm sóc khách hàng cần sự khéo léo, giao tiếp tốt. Bạn sẽ là người trực tiếp giao tiếp, giải đáp thắc mắc, chăm sóc khách hàng sau khi mà họ đã mua sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu tư vấn tốt bạn cũng có thể khiến khách hàng muốn trải nghiệm thêm sản phẩm khác, từ đó gia tăng doanh số cho công ty.

4.5. Nhân viên kế toán

Bạn có thể thấy những thông tin tuyển dụng kế toán xuất hiện ở khắp nơi đăng tuyển, với tần suất dày đặc. Bởi lẽ, ngành nghề này chưa bao giờ hết hot cả. Doanh nghiệp nào muốn hoạt động kinh doanh tốt, quản lý được dòng tiền, thu - chi, chắc chắn không thể thiếu được bộ phận kế toán. Công việc này yêu cầu năng lực chuyên môn cao cũng như tính cẩn thận và đạo đức nghề nghiệp.

Nhân viên kế toán

5. Những lưu ý khi tìm việc làm văn phòng

Chia sẻ với bạn một vài lưu ý khi tìm việc làm nhân viên văn phòng mà Muaban đã đúc kết lại sau đây.

5.1. Trước và khi tìm việc

• Cân nhắc tình hình thực tế một cách kỹ lưỡng để tìm kiếm thông tin phù hợp

• Xem xét trình độ, năng lực và kỹ năng cá nhân. Biết điểm mạnh của mình để phát huy, điểm yếu để khắc phục.

• Tìm việc làm tại trang Muaban.net để có nhiều nguồn tin đăng tuyển uy tín, chất lượng

• Đọc kỹ mô tả công việc, xác định mục tiêu cụ thể, lên kế hoạch ứng tuyển

• Đầu tư một bản CV đầy đủ và chuyên nghiệp nhất

Những lưu ý khi tìm việc làm văn phòng

5.2 Chuẩn bị phỏng vấn

Khi đã ứng tuyển vào vị trí trong doanh nghiệp mà bạn muốn và đã được nhà tuyển dụng phản hồi lại. Bước tiếp theo bạn cần làm là chuẩn bị sẵn sàng cho buổi phỏng vấn

• Chuẩn bị bộ câu hỏi trả lời mà nhà tuyển dụng có thể hỏi bạn. Đưa ra những câu trả lời hợp lý, thuyết phục và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

• Hãy biết cách thể hiện năng lực bản thân đúng lúc, đúng chỗ

• Ăn mặc chỉnh tề, gọn gàng

• Đặt những câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp, công việc bạn quan tâm với nhà tuyển dụng

Kinh nghiệm tìm việc làm nhân viên văn phòng 2022

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về kinh nghiệm để tìm việc làm nhân viên văn phòng mới nhất, mong rằng đã giúp ích cho bạn. Ngoài ra, đừng quyên truy cập Muaban.net để cập nhật thêm nhiều thông tin đăng tuyển, rao vặt chất lượng. Chúc bạn sớm tìm được công việc như ý