WIP là gì? Những điều cần biết về WIP trong doanh nghiệp

20/06/2022

4682

WIP là gì? WIP là một thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng hoặc sản xuất, nơi mà việc tung ra một sản phẩm mất nhiều thời gian. Vậy khái niệm WIP là gì? Trong bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết toàn diện về WIP và nêu rõ vai trò của WIP trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

WIP là gì?

Mục lục

WIP thường được hiểu là viết tắt của từ nào?

Thuật ngữ WIP (Công việc đang tiến hành hoặc công việc đang thực hiện) đề cập đến công việc đang được tiến hành hoặc chưa hoàn thành. Nó thường được sử dụng trong các dự án mà thiết kế, xây dựng và sản xuất mất nhiều thời gian để thực hiện và không thể thành hiện thực nhanh chóng trong một thời gian ngắn.

WIP là gì? Nó là một thuật ngữ thường được sử dụng trong sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng để mô tả một số sản phẩm tốt hoặc thành phẩm đã được hoàn thành một phần và đang chờ hoàn thành, thường là từ việc giao nguyên liệu thô đến thành phẩm trong một khoảng thời gian nhất định. Các chi phí này bao gồm nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí phát sinh của sản phẩm ở các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất.

WPI là một phần của tài khoản kiểm kê tài sản trên bảng cân đối kế toán. Các chi phí này sẽ được chuyển vào giá thành phẩm và sau cùng là giá vốn hàng bán.

Chỉ số WIP chỉ phản ánh giá trị của các sản phẩm đó ở một số giai đoạn sản xuất trung gian nhất định. Điều này không bao gồm giá trị của nguyên vật liệu thô không được bao gồm trong các mặt hàng bán hàng. Chỉ số WIP cũng loại trừ giá trị của hàng hóa thành phẩm được giữ làm hàng tồn kho để dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai.

Một số thuật ngữ cũng được viết tắt WIP là gì

Work in place: chính là địa điểm làm việc.
Work centre information package: được hiểu là một gói thông tin về một nhân viên. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong các lĩnh vực quản lý nhân sự và kinh doanh.
Work in Process: sản phẩm dở dang và dở dang, thuật ngữ này dùng để chỉ công trình xây dựng.
Wartime Intelligence Plan: Kế hoạch tình báo thời chiến: Có nghĩa là Kế hoạch tình báo thời chiến, là việc lập kế hoạch thông tin tình báo như tình báo chiến lược, chiến thuật, hoạt động hoặc kinh tế để đạt được hiệu quả tối ưu.

>>> Tham khảo thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng quản lý cảm xúc trong công việc

Tầm quan trọng của việc quản lý WIP và vai trò của WIP

Trong khi hầu hết mọi người thích tin rằng họ giỏi đa nhiệm, họ có xu hướng tự nói với bản thân, “Ồ, tôi sẽ nghỉ ngơi và làm điều gì đó cần thiết hơn”. Nhưng trên thực tế, việc tạm dừng một công việc này để bắt đầu công việc khác hoặc chuyển đổi công việc giữa các thành viên không phải là điều dễ dàng. Tập trung vào giải quyết vấn đề ban đầu luôn tốt hơn là bắt đầu một nhiệm vụ khác (và tiếp tục mà không hoàn thành nó).

Nói cách khác, biết WIP là gì và đặt giới hạn WIP có thể giúp chúng tôi giảm các hình phạt về hiệu suất. Ngoài ra, giới hạn WIP cho biết các khu vực quá tải hoặc quá trống. Nó sẽ giúp các nhóm nhìn thấy sự kém hiệu quả trong suốt quá trình, không chỉ các lĩnh vực cụ thể trong công việc của họ.

Đặt giới hạn cho một nhân viên hoặc nhóm hoàn thành một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp họ đảm bảo một lịch trình hợp lý hơn và không còn ngẫu nhiên chuyển sang một nhiệm vụ mới trong khi công việc vẫn đang được tiến hành. Thay vì buộc mọi người chuyển sang một nhiệm vụ mới khi công việc hiện tại của họ bị sa lầy, các hạn chế của WIP buộc họ phải tìm ra nguyên nhân tại sao nhiệm vụ hiện tại không thể hoàn thiện.

Khi đã xác định được nguyên nhân, nhân viên và trưởng bộ phận có thể tập trung tìm ra giải pháp hợp lý, hoàn thành công việc kịp thời, giúp quy trình làm việc diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.

Ngoài ra, các nhà lãnh đạo và trưởng bộ phận phải liên tục đánh giá các chương trình WIP này để hiểu công ty đang ở đâu trên thị trường từ góc độ sản xuất và tài chính. Bạn có thể lập lịch sử dụng tài nguyên của công ty và theo dõi chi phí liên quan đến việc sử dụng tài nguyên.

Nó liên quan đến việc theo dõi chi phí hoạt động cho 1 WIP của máy móc, nhân viên, hàng tồn kho và các mục đích sử dụng khác. Nếu công việc đã hoạt động trong một thời gian dài, bạn có thể chuyển đổi các khoản phí này trên bảng cân đối thành công việc trong WIP. Bằng cách này, bạn có thể phân tích chi phí và đưa chúng vào báo cáo thu nhập nếu cần.

WIP đóng một vai trò quan trọng trong việc đo lường công việc đã hoàn thành theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị hợp đồng để hiểu được doanh thu kiếm được kể từ khi bắt đầu dự án. Số dư tài khoản WIP là tổng giá trị hàng bán thành phẩm tồn kho cuối kỳ báo cáo. Các công ty lớn nhận ra tầm quan trọng của việc tính toán WIP để giữ cho hàng tồn kho càng thấp càng tốt.

Nói chung, vai trò của WIP là rất quan trọng và có thể được tóm tắt như sau bốn điểm:

Sản phẩm đảm bảo sẽ tạo ra lợi nhuận tối đa.
Nâng cao hiểu biết về cấu trúc chi phí.
Quản lý hiệu quả nhân viên và các dự án để tạo ra lợi nhuận cao.
Giúp các công ty đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến kinh doanh.

Trong lĩnh vực quản lý, WIP cung cấp cho các nhà quản lý dự án một phần thông tin bổ sung để đánh giá tiến độ của dự án. Để quản lý hiệu quả ngân sách/ dự toán cho các dự án, người quản lý dự án phải biết những gì đã được lập hóa đơn hoặc đang thực hiện (WIP).

WIP giúp các nhà quản lý chủ động quản lý ngân sách dự án, đưa ra các chỉ dẫn ngay lập tức khi các nhiệm vụ đang ở phía sau hoặc một dự án có nguy cơ vượt quá. WIP cũng có thể dự đoán chi phí trễ hạn của một dự án trước khi thanh toán các hóa đơn.

Các lỗi thường gặp trong WIP

Khi bạn biết WIP là gì, nó sẽ trở nên thừa nếu các thông số trong WIP không chính xác. Các ước tính, sách hướng dẫn, báo cáo WIP chỉ là “mớ hỗn độn” nếu không được người khác hiểu. Nó sẽ làm giảm lợi ích của công cụ quan trọng này và nghiêm trọng hơn là có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài. Thiệt hại này có thể đến dưới hình thức phóng đại lợi nhuận hoặc làm suy yếu lòng tin mà bạn đã xây dựng với các ngân hàng và công ty bảo lãnh.

Một sai lầm phổ biến khác đối với các chương trình WIP là thời điểm quyết toán chi phí nội bộ. Nếu bạn thường xuyên cập nhật số WIP của mình hàng quý, nhưng kế toán của bạn chỉ thêm chi phí chung vào dự án mỗi năm, thì có vẻ như lợi nhuận dự kiến ban đầu sẽ giảm mạnh vào cuối năm. Tất nhiên, bạn vẫn có thể nhận được lợi nhuận như mong muốn, nhưng nó có thể làm tổn hại đến vị thế của công ty bạn và hạ thấp kỳ vọng của các nhà đầu tư về lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty bạn.

Sự thành công của báo cáo WIP phụ thuộc vào việc duy trì hồ sơ chi phí chính xác và tài liệu nhất quán. Nếu hồ sơ chính xác, nó có khả năng đưa kế toán lên một cấp độ hoàn toàn mới, giúp dự đoán chính xác chi phí sẽ cần phải chi cho các dự án trước khi chúng kết thúc. Tầm nhìn xa này sẽ cho phép các công ty xây dựng thực hiện những thay đổi kịp thời để tối đa hóa lợi nhuận trong khi tiết kiệm hàng nghìn đô la cho mỗi dự án.

Mỗi công ty tạo một tài khoản WIP duy nhất để ghi lại tất cả các sản phẩm đang được sản xuất. Điều này làm phức tạp thêm công việc mà kế toán trưởng phải giải quyết khi đánh giá WIP, bởi vì trong khi đầu ra ổn định, kết quả lại khác nhau giữa các chu kỳ.

Để đơn giản hóa quy trình, đối chiếu cấp đơn hàng là một trong những phương pháp thường được các nhà quản lý kế toán sử dụng. Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng sản xuất, việc nhận ra giá trị WIP trở nên dễ dàng hơn.

Một số yếu tố góp phần vào sự khác biệt của WIP, nhưng hầu hết là do lỗi của con người. Do đó, xem xét phương sai WIP là một nơi tốt để bắt đầu thu hẹp khoảng cách giữa con số thực tế và con số được báo cáo. Ngoài ra, những sai sót nhỏ của văn thư có thể dẫn đến sự khác biệt lớn, vì vậy chúng ta không bao giờ được bỏ qua chúng.

Cách hiểu WIP là gì theo từng ngành nghề khác nhau

Mặc dù WIP được sử dụng nhiều trong kiến trúc và thiết kế sản phẩm, nhưng nói chung, nếu bạn hiểu bản chất của thuật ngữ WIP là gì, bạn sẽ thấy rằng thuật ngữ này đang trở nên phổ biến trong nhiều ngành khác nhau và với sự phát triển của từng ngành, nó cũng sẽ diễn giải một cách cụ thể.

Work In Process và hàng tồn kho

Số tiền này có thể là do lỗi sản xuất, hoặc nó có thể là một chiến lược để tăng doanh thu của công ty trong các kế hoạch phát hành sản phẩm trong tương lai. Dù là gì thì nhiệm vụ của bộ phận chịu trách nhiệm luôn là kiểm kê hàng tồn kho để tìm giải pháp đưa ra thị trường. Quá trình này còn được gọi là WIP, giai đoạn tồn đọng của kho hàng.

Đối với thành phẩm thì WIP là gì?

Nói cách khác, WIP còn được hiểu là quá trình sản xuất ra một thành phẩm. Những sản phẩm này thường không có mặt trên thị trường quá lâu, có thể là quá trình sản xuất một loại thực phẩm mới, quy trình đóng gói, tìm kiếm nguyên liệu,… cũng có thể được xem xét. Với các thước đo WIP, người quản lý có thể theo dõi tiến độ thực hiện sản phẩm để xúc tiến quy trình nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.

WIP là nguyên liệu sản xuất

Sự hiểu biết này là phổ biến, đặc biệt là trong ngành xây dựng. Nguyên vật liệu ở đây có thể là nguyên liệu thô hoặc đã qua chế biến để hỗ trợ cho quá trình sản xuất, sử dụng công cụ, máy móc và sức lao động để tạo ra thành phẩm.
Trong ngành xây dựng, một công trình xây dựng bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Trong đó, các yếu tố tạo nên tác phẩm là: bảng vẽ, vật liệu (xi – măng, sắt, đá, cát …), máy móc,… Tất cả đều do con người vận hành và thi công từng công đoạn cho đến khi hoàn thành.

Cho đến nay, khái niệm WIP là gì, hiểu đầy đủ về WIP như thế nào, vai trò của WIP là gì đối với hoạt động sản xuất và vận hành của doanh nghiệp đã được thể hiện đầy đủ trong bài viết trên. Hi vọng những bài viết của Muaban.net sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về WIP là gì để bạn có thể dễ dàng áp dụng trong công việc, cũng như đọc các tài liệu tham khảo sau này.

>>> Tham khảo thêm: