Có lẽ SOW là khái niệm còn xa lạ đối với mọi người, nhưng đây lại là một yếu tố quan trọng các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay. Vậy SOW có ý nghĩa như thế nào, hãy cùng theo dõi các thông tin Muaban.net cung cấp nhé!
Tìm hiểu SOW
SOW là các vấn đề liên quan đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, bạn hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về khái niệm và SOW có những yêu cầu như thế nào:
Tóm Tắt Nội Dung
SOW là gì?
Trước hết SOW là viết tắt của cụm từ “Statement of Work” được hiểu là báo cáo trình tự công việc, một loại tài liệu quan trọng trong thỏa thuận làm việc giữa hai bên với nhau. Đó có thể là những đại lý, các nhà cung cấp hay nhà thầu.
SOW còn được hiểu là bản mô tả toàn bộ các công việc dùng để thực hiện cho một dự án hay công việc mà khách hàng muốn thực hiện. Sự can thiệp của SOW có thể giúp cho quản lý nắm bắt một cách rõ ràng và chặt chẽ về những thông tin và hoạt động của doanh nghiệp, hơn nữa là thông tin không còn bị sai lệch.
Những yếu tố cơ bản để đảm bảo hoàn thành SOW
Một người quản lý cần biết rõ trình tự các dự án cần phải sử dụng đến SOW. Và để hoàn thành được thì SOW cần phải đảm bảo nhiều yếu tố, cùng theo dõi các thông tin được cung cấp sau đây:
- Mục tiêu chính của dự án: Đây là một quá trình báo cáo mọi công việc cần được đảm bảo và đã được hoàn thành xong của doanh nghiệp.
- Nhiệm vụ của cá nhân: Có thể được hiểu là những gì mà nhân viên lẫn doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thực hiện. Đây là phần mà bạn không thể bỏ qua trong SOW.
- Những cột mốc quan trọng của dự án: Bạn cần phải liệt kê một cách chi tiết, rõ ràng từng cột mốc. Đồng thời cũng là những giai đoạn quan trọng trong dự án mà doanh nghiệp cần phải kiểm tra và theo dõi thường xuyên.
- Thông tin thanh toán: Phần nội dung này phải cần được dự tính đầy đủ những chi phí và báo lại để thực hiện thanh toán đúng với thời hạn.
- Những điều kiện và điều khoản: Đối với nội dung này thì cần được xác định một cách rõ ràng và sử dụng trong phạm vi công việc SOW.
- Kết quả dự án về số lượng gia tăng đã truy cập hay chuyển đổi về bán hàng. Bên cạnh đó những mục tiêu trong hoạt động kinh doanh cần phải làm được báo cáo lại đầy đủ.
Đây là những yếu tố mà Mua Bán cung cấp đến bạn để có thể sử dụng SOW hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Tại sao cần phải có một phạm vi công việc (SOW)?
Đây có lẽ là một trong các câu hỏi mà nhiều người cần giải đáp, sau đây Mua Bán sẽ giải đáp thắc mắc của câu hỏi này nhé!
Cần phải có một phạm vi công việc (SOW) để khi bạn thực hiện kế hoạch thì toàn bộ công việc của doanh nghiệp trong dự án sẽ được kiểm soát một cách kỹ càng hơn. Vì vậy, nhân viên cần phải thực hiện công việc một cách nghiêm túc và rõ ràng. Hơn nữa, ngôn ngữ khi sử dụng trong SOW cần phải thật rõ ràng, chi tiết và cụ thể nhằm thúc đẩy được quá trình, phân phối mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Những điểm mạnh của việc thiết lập phạm vi công việc (SOW) mà bạn cần lưu ý đến:
- Tránh được những sai sót và nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến phạm vi công việc (SOW).
- Phải đảm bảo được rằng doanh nghiệp phải được xem xét trước những bên liên quan đến quan điểm, ý tưởng của dự án.
- Hỗ trợ một cách tối ưu nhất đối với các hướng giải quyết, những mục tiêu, mong đợi của doanh nghiệp đối với dự án.
Với những ưu điểm trên, SOW được các doanh nghiệp ứng dụng và sử dụng một cách rộng rãi trong thị trường kinh doanh hơn.
Hướng dẫn các bước viết SOW (Phạm vi công việc cho dự án)
Giới thiệu về dự án
Trước khi bắt đầu thực hiện vào dự án thì cần phải có các thông tin cơ bản, chính xác và quan trọng nhất về dự án đó. Doanh nghiệp cần xác định những đối tượng liên quan đến dự án. Đồng thời xem xét đây có phải là dịch vụ đang được thực hiện hay là một sản phẩm nào đó đang được doanh nghiệp hướng đến xây dựng. Trong đó bao gồm những thỏa thuận đối với Sow mà các doanh nghiệp cần áp dụng:
- Thông qua hợp đồng chính thức, các thỏa thuận sẽ được ràng buộc bởi pháp lý dựa trên những chi tiết có liên quan được đã thỏa thuận chung.
- Việc thỏa thuận khi mua các sản phẩm, dịch vụ ở một mức giá nhất định vào khoảng thời gian nhất định.
Tổng quan về mục tiêu của dự án
Trong nội dung này cần phải giải quyết được vấn đề cần giải đáp về các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến và có một kết quả tốt đẹp mà đáng mong đợi.
Ngoài ra, bạn hãy tạo và giữ mức độ bề mặt một cách có mục đích rõ ràng. Bởi vì doanh nghiệp cũng có thể cần thêm một số thông tin chi tiết về sau khi dự án đang trong quá trình hoạt động.
Mô tả về phạm vi công việc của dự án
Bước mà mỗi doanh nghiệp cần làm tiếp theo chính là lên một bản mô tả công việc (SOW) và cần phải thực hiện ở một phạm vi nhất định. Điều mà bạn cần chú ý đó chính là hãy giữ chỉ tiêu ở mức cao hơn vì doanh nghiệp sẽ cần đặt ra các nhiệm vụ và có thể thực hiện điều này thông qua danh sách những bước đơn giản hay giải thích một cách ngắn gọn nhất.
Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với một đại lý nào đó để thiết kế lại website thì phạm vi công việc ở đây chính là thực hiện những mô hình trang web, chế độ và việc phát triển trang web mới như thế nào. Một số trường hợp thì phạm vi của một dự án sẽ có thể bao gồm những yêu cầu về mặt kỹ thuật phần mềm, phần cứng,…
Đây là những thông tin mà Mua Bán muốn cung cấp đến bạn về phạm vi công việc của một dự án mà bạn cần tham khảo.
Danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án
Vấn đề quản lý tác vụ và lập danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án là bước vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần phải biết cách phân chia phạm vi lớn ra thành nhiều chi tiết nhỏ để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể hiểu được nhiệm vụ, qua các bản mô tả công việc (SOW) mà họ cần làm cho dự án
Một điểm nữa mà bạn cần lưu ý đến chính là về nội dung công việc, bạn sẽ không thể phân phối được nhiệm vụ đã được giao nếu không được phổ biến về nội dung cụ thể như thế nào. Vì vậy, mỗi nội dung công việc sẽ phải giải thích cụ thể cho các công việc cần phải làm. Chẳng hạn như với những dự án liên quan đến phần mềm, khi doanh nghiệp muốn đi sâu hơn thì cần phải liệt kê ra tất cả các vấn đề liên quan đến phần mềm, lên các ý tưởng ý tưởng về các chức năng cho đến các lĩnh vực được đưa kèm theo nơi mà biểu mẫu sẽ gửi đi. Đây là cách thực hiện khá hiệu quả để việc phân chia nhiệm vụ đến các cá nhân và các giai đoạn của dự án.
Tiến độ dự án
Về tiến độ dự án thì các doanh nghiệp cần phải nắm bắt một cách cụ thể những vấn đề sau đây:
- Đầu tiên là cột mốc và thời gian thực hiện các dự án, yếu tố này sẽ giúp xác định được thời gian hoàn thành dự án của doanh nghiệp.
- Vấn đề thứ hai cần chú ý đến là cần xác định được nguồn nhân lực cần thiết cho dự án và xem xét xem các nguồn nhân lực đó có phù hợp với kế hoạch được đề ra của dự án hay không? Ngoài ra, bạn còn cần xác định số người dự định tham gia vào dự án.
- Cuối cùng là xác định địa điểm thực hiện các dự án này, nó được tiến hành tại chỗ hoặc doanh nghiệp có thể điều hành trực tiếp từ xa thông qua các hình thức online. Ngoài ra thì doanh nghiệp có thể yêu cầu bất kỳ cuộc họp khẩn nào diễn ra và quyết định ngay về thời gian và địa điểm.
Hy vọng những vấn đề sau mà Mua Bán cung cấp cho bạn sẽ giúp ích được cho bạn.
Sản phẩm dự án
Đây là bước phân phối dự án trong phạm vi công việc (SOW), là lúc doanh nghiệp liệt kê chính xác những điều mong muốn nhận được khi kết thúc dự án. Đồng thời cùng là những kết luận được nhân từ danh sách phân chia công việc đã đặt ra từ trước đó. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua ví dụ về việc thay đổi lại thiết kế của một trang web thì cần phải đưa những vấn đề như sau:
- Những trang thương mại điện tử sẽ được yêu cầu thiết kế mẫu lại sao cho phù với sản phẩm và doanh nghiệp.
- Phải kiểm tra kỹ càng xem Landing Page hay còn được gọi là trang đích đã được các chuyên gia xử lý mã hóa đầy đủ các chức năng chưa?
- Những số liệu và các thiết lập của Google phải để doanh nghiệp theo dõi được.
Đối với một vài trường hợp thì doanh nghiệp mong muốn có thể kết hợp được với những dòng sản phẩm, dịch vụ để xác định một cách rõ ràng về thời điểm giao hàng và thời điểm kết thúc dự án. Việc này giúp cho doanh nghiệp có thể giám sát một cách sát sao, rõ ràng về hoạt động thực hiện quản lý dự án.
Quản lý các vấn đề của dự án
Theo các thông tin mà Mua Bán tìm hiểu được, thì quản lý các vấn đề của dự án sẽ được doanh nghiệp đưa ra và cần được tiến hành qua các yếu tố như sau:
- Về điều khoản: Ở đây có nghĩa là doanh nghiệp phải đưa ra các yêu cầu về các tiêu chuẩn trong lĩnh vực kinh doanh và cần được thỏa thuận. Đây có thể là yêu cầu đưa ra về bảo mật trong kinh doanh hoặc chỉ là giả định.
- Vấn đề liên quan đến các khoản thanh toán: Về vấn đề này thì doanh nghiệp cần phải thực hiện các khoản thanh toán cho từng giai đoạn được đề ra dự án theo trình tự mà đã được thiết lập từ trước và cả các vấn đề sẽ xảy ra nếu như thời hạn thanh toán đã bị bỏ sót hoặc có thể là tăng phạm vi và các phát sinh khác.
- Quản lý báo cáo: Đây là vấn đề khi làm việc doanh nghiệp cần phải xác định được ai sẽ là người phải đứng ra để chịu trách nhiệm về việc hoàn thành, phê duyệt sản phẩm hoặc trong quá trình làm việc sẽ có sự điều chỉnh, thay đổi về phạm vi và vấn đề xử lý hỗ trợ cũng như bảo trì của dự án.
>>> Tham khảo thêm
- Kỹ năng giải quyết vấn đề & cách giải quyết vấn đề hiệu quả
- Cách quản lý công việc hiệu quả và những kỹ năng cần có
Tiêu chí thành công và hoàn thành dự án
Công việc của tiêu chí này thì doanh nghiệp cần phải xem xét và chấp nhận sản phẩm của dự án, những người ủy quyền cho họ cũng được coi cách thức để giao hàng và sẽ được đánh giá lại sản phẩm. Hơn nữa, Mua Bán cho rằng doanh nghiệp nên cung cấp một vài tiêu chí, yếu tố mà có thể giúp ích khi hướng dẫn công việc, để dự án có thể được doanh nghiệp chấp nhận hoàn toàn.
Trong các tiêu chí thì tiêu chí thỏa thuận trước đó được cho là dư thừa và không cần thiết nhưng về sau có thể đây lại là việc có thể giúp ích trong các vấn đề liên quan đến nhiều rủi ro nghiêm trọng mà doanh nghiệp phải đau đầu.Bạn hãy hiểu rằng, SOW (Statement Of Work) là tất cả các vấn đề chi tiết, rõ ràng nhất. chi tiết Vì vậy nên doanh nghiệp càng cho ra nhiều kết quả thành công thì càng tốt hơn cho dự án.
Ý nghĩa của SOW trong công việc
Vậy Sow có ý nghĩa gì? Sow (Statement Of Work) được hiểu là một tập hợp tất cả các vấn đề có liên quan đến công việc một cách chi tiết, cụ thể nhất. Đây là một quá trình ghi chép lại tất cả những điều khoản và lịch trình hoạt động của doanh nghiệp, việc này giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh những dự án theo đúng quy trình và phát triển hơn. Vì vậy, phạm vi công việc được hoàn thành một cách dễ dàng, vì vậy nên việc áp dụng Sow là một điều rất cần thiết và còn là lợi thế đối với doanh nghiệp.
Bạn có thể hiểu đơn giản là: khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động của dự án thì sẽ gặp rất nhiều việc khó có thể kiểm soát toàn bộ được, vì vậy nên việc áp dụng Sow vào quản lý dự án đã giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát cụ thể công việc hơn. Đặc biệt là phải chú ý đến ngôn ngữ, cần được thiết lập một cách chi tiết và cụ thể nhằm thúc đẩy quá trình và phân phối đều tất cả hoạt động.
Việc sử dụng SOW đã hỗ trợ rất nhiều trong mọi dự án của doanh nghiệp, hơn nữa còn có thể dễ dàng quản lý các dự án bên ngoài như:
- SOW có thể đảm bảo cho doanh nghiệp trước các đối tác liên quan đến ý tưởng và quan điểm của dự án.
- Hỗ trợ một cách tối ưu nhất vào các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra đối với dự án.
- Nhờ SOW mà doanh nghiệp có thể tránh được những nhầm lẫn và sai lệch ảnh hưởng đến phạm vi công việc.
- Những điểm mạnh của SOW trong hoạt động kinh doanh tại nhiều doanh nghiệp đém đến rất nhiều lợi ích và những kinh nghiệm thực tế cho doanh nghiệp, vì vậy nên SOW rất được tin tưởng và áp dụng một cách phổ biến trong các dự án doanh nghiệp bên ngoài.
Kết luận
Tóm lại, qua bài viết này bạn có thể hiểu hơn về khái niệm SOW là gì, về những yếu tố cơ bản nào để có thể hoàn thành được SOW? SOW có ý nghĩa như thế nào trong công việc? và các bước để tạo nên được SOW hoàn chỉnh. Hơn nữa những thông tin trên giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan hơn về SOW (Statement Of Work), tầm quan trọng khi có SOW ở một số ngành nghề, lĩnh vực và định hướng cụ thể các bước để bạn thực hiện SOW. Ngoài ra thông qua SOW bạn có thể hiểu hơn về các điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hay các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc. Và Hãy nhớ rằng Một số doanh nghiệp dùng bảng kê công việc (Statement Of Work) như một hợp đồng pháp lý với một nhà phân phối đang cung cấp một hay nhiều phần cho dự án. Đây là những lợi ích mà SOW mang lại cho doanh nghiệp mà Mua Bán muốn đem đến cho bạn.
Bài viết trên của Muaban.net đã cung cấp khá cụ thể, rõ ràng về SOW, những khái niệm, cũng như chức năng của SOW trong kinh doanh. Hy vọng sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn, có thể bổ sung những kiến thức cần thiết để đạt được những công việc mà bạn mong muốn.
>>> Xem thêm
- Kỹ năng lập kế hoạch và những lợi ích của việc lập kế hoạch
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và tối ưu nhất bạn nên biết
- 4 vai trò của quản lý chất lượng doanh nghiệp nào cũng cần
