Hiện nay, sơ đồ pert là một trong những công cụ phổ biến được các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng. Vậy bạn hiểu sơ đồ pert là gì? Phương pháp sơ đồ này được thực hiện ra sao và đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Hãy tiếp tục cùng tôi tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Sơ đồ pert là gì?
Sơ đồ pert (Program and Evaluation Review Technique) hay còn gọi là Pert Network, là biểu đồ mô tả, tổ chức và điều phối toàn bộ quá trình hoàn thành của dự án công việc. Nói một cách dễ hiểu hơn, pert được thể hiện trong một biểu đồ hoạ về tiến trình, cho phép người hướng dẫn có thể phân chia từng nhiệm vụ riêng lẻ trong dự án. Nó bao gồm thời gian, chi phí và trình tự hoạt động liên quan.
Thông thường, sơ đồ mạng lưới này thường được khuyến khích sử dụng bởi vì các nhà quản trị có thể thông qua nó để xác định rõ các yếu tố phụ thuộc, các điểm rắc rối tiềm ẩn. Nhằm đưa ra phương án giải quyết kịp thời và chính xác nhất!
Sơ đồ mạng lưới pert thường sử dụng các nút vẽ dưới dạng hình tròn hoặc chữ nhật để biểu diễn các sự kiện và cột mốc quan trọng. Trong đó, giữa các nút sẽ được kết nối bằng các vectơ đường thẳng biểu thị từng nhiệm vụ khác nhau cần được hoàn thành theo từng phân khúc thời gian. Đây là hình ảnh minh hoạ, bạn có thể xem rõ hơn!
Khi nào cần dùng sơ đồ pert
Vậy chúng ta cần sử dụng sơ đồ mạng pert trong trường hợp nào? Đối với những người mới bắt đầu áp dụng biểu đồ pert thì đây được xem là phương pháp tốt nhất được lựa chọn. Pert sẽ hỗ trợ bạn đánh giá tiến trình, nguồn lực và đường dẫn quan trọng của dự án. Từ đó giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát công việc một cách dễ dàng hơn. Chúng ta hãy phân tích từng yếu tố kỹ hơn một chút dưới đây.
Xác định đường dẫn quan trọng
Nhiệm vụ chính đầu tiên của pert chính là khả năng xác định được đường dẫn của dự án. Yếu tố này rất quan trọng khi bạn hình dung ra dòng thời gian tổng thể trong toàn bộ quá trình. Đây được xem là điều tạo nên sự khác biệt của mạng lưới pert so với các phương pháp khác.
Đánh giá tài nguyên
Nhờ những tính năng độc đáo từ biểu đồ pert, bạn có thể dễ dàng phân biệt được nhiệm vụ nào cần tài nguyên và nhiệm vụ nào thì không. Chưa kể, yếu tố này giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho cả bạn và các đối tác liên quan đến dự án bằng cách mở quyền truy cập thông tin.
Ước tính thời gian
Đối với những dự án doanh nghiệp thì việc đặt ra một khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ là yếu tố không kém phần quan trọng. Biểu đồ pert giúp bạn đánh giá tất cả thời lượng, bao gồm cả nhiệm vụ riêng lẻ và tổng thể. Bởi vì đơn giản bạn chỉ cần hiểu rằng dòng thời gian xoay vòng dự kiến trong giai đoạn tạo kế hoạch chính là công cụ tuyệt vời dẫn bước quá trình sau này của dự án.
Tóm lại, việc thực hiện tạo mạng lưới biểu đồ pert là sự lựa chọn tốt cho một dự án đơn giản có thể dễ dàng chia sẻ với mọi thành viên trong nhóm. Bạn có thể xem xét và sử dụng biểu đồ này để nhanh chóng chia sẻ tài nguyên và tiến trình hoạt động dễ dàng hơn.
>>>Tham khảo thêm: NVA là gì? Khái niệm và cách tính NVA
| Nhờ có sơ đồ pert, bạn có thể xem xét và tối ưu thời gian hữu hạn để tìm hiểu, học hỏi về các công việc khác, điển hình như: |
Các tính năng của sơ đồ pert cần lưu ý khi sử dụng
Sơ đồ pert là lưu đồ, sơ đồ gantt là sơ đồ thanh
Một trong những điểm khác biệt lớn nhất và cũng là yếu tố phân biệt giữa hai sơ đồ đó chính là bố cục trực quan của chúng. Biểu đồ pert là lưu đồ, có cấu trúc ít hơn về mặt hình thức. Thêm vào đó mỗi bố cục sẽ có sự khác nhau phù thuộc vào từng dự án. Trong khi đó biểu đồ Gantt lại sử dụng phương pháp tiếp cận biểu đồ truyền thống.
Sơ đồ pert có thể sử dụng trước khi bắt đầu dự án
Liệu sơ đồ pert có thể sử dụng trước khi dự án bắt đầu thực hiện hay không? Câu trả lời chính là có nhé! Chúng ta hiểu như thế này, đơn giản rằng biểu đồ pert sẽ cung cấp kế hoạch và bố cục thời gian của dự án. Chúng thường được sử dụng trong bước hướng dẫn trực quan trước khi khởi động. Sau đó, người quản lý dự án sẽ sử dụng một phương pháp khác. Chẳng hạn như biểu đồ Gantt hoặc cấu trúc phân tích công việc để vạch ra các nhiệm vụ một cách cụ thể nhất.
Pert cung cấp tùy chỉnh, gantt cung cấp tô
Biểu đồ pert cho phép bạn chức năng tùy chỉnh bố cục. Và điều này tốt hơn đối với những dự án cấp cao. Tuy nhiên, Gantt lại được tổ chức theo cấu trúc, hay còn gọi là cung cấp tô.
Các yếu tố cần thiết khi xây dựng sơ đồ Pert
Sự kiện
Yếu tố đầu tiên khi xây dựng sơ đồ pert chính là sự kiện. Có thể nói sự kiện là cột mốc đánh dấu vị trí khi bắt đầu hoặc kết thúc công việc. Thông thường, yếu tố này sẽ được biểu diễn thông qua các hình trong có đánh số thứ tự.
Công việc
Công việc là sự đại diện không thể thiếu đối với thời gian và nguồn lực nhằm mục đích tiến hành từ sự kiện này sang sự kiện khác. Yếu tố công việc trong pert sẽ được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng. Trong đó, độ dài của cung là khoảng thời gian yêu cầu hoàn thành một công việc. Ngoài ra, đối với những công việc không có thực thì cung sẽ có độ dài bằng 0.
Thời gian dự trữ
Thời gian dự trữ được xem là khoảng thời gian dự phòng nếu công việc vô tình bị chậm trễ vì một lý do nào đó. Tuy nhiên, cho dù công việc đó bị trì hoãn nhưng điều bắt buộc rằng bạn vẫn phải đảm bảo tiến độ chung của toàn dự án.
Đường găng
Đường găng là yếu tố cần thiết cuối cùng trong quá trình xây dựng biểu đồ pert. Vậy ở đây đường găng được hiểu như thế nào? Đây là đường nối các công việc găng và dài nhất tính từ điểm xác định đầu tiên đến điểm cuối cùng trong mạng lưới. Và khi quá trình thực hiện trên đường găng xảy ra bất kỳ sự chậm trễ nào tiến độ đi đến hoàn thành cũng bị chậm lại.
>>>Tham khảo thêm: Khung năng lực là gì? Khái niệm và ý nghĩa của khung năng lực
Ưu – nhược điểm của sơ đồ Pert
Ưu điểm:
- Giúp mang đến khả năng đánh giá thời gian, nguồn lực cần thiết cho các dự án. Nhờ vào việc theo dõi và đánh giá tài sản cần thiết cho mỗi giai đoạn của quá trình và xuyên suốt dự án.
- Sơ đồ Pert hữu hiệu trong việc phân tích những gì có thể xảy ra. Từ đó các doanh nghiệp có thể nắm được tất cả các quy trình công việc cần có. Rồi từ đó chọn lọc cách thức hiệu quả mang lại nhiều lợi ích nhất.
- Việc phân tích sơ đồ sẽ bao gồm dữ liệu từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Thông tin được tổng hợp sau đó phân tích để xác định các nhóm chịu trách nhiệm trong từng công việc. Nhờ vậy tạo nên sự cạnh tranh và tính trách nhiệm cao trong công việc.
- Sơ đồ Pert giúp cải thiện thông tin liên lạc để doanh nghiệp, tổ chức xác định các dự án cần được đưa vào vị trí chiến lược.
- Giúp đưa ra dự đoán rõ hơn cho những dự án không thời hạn. Tạo nên sự rõ ràng giữa các nhiệm vụ và trình tự hoàn thành.
Nhược điểm:
- Việc đưa ra quá nhiều thông tin liên quan đến thời hạn có thể khiến các nhà quản lý không nắm bắt được toàn bộ định vị tài chính của dự án.
- Sơ đồ Pert thiếu đi sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi nhỏ khi có những rào cản.
- Trong quá trình tạo biểu đồ nếu như có bất cứ sự tính toán sai lệch thì có thể gây nên sự chậm trễ, làm tắc nghẽn, tác động tiêu cực đến ngày hoàn thành của dự án.
- Sơ đồ mang tính chủ quan, thành công của dự án sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm của người quản lý. Như vậy sẽ có một số biểu đồ có thể chứa dữ liệu không đáng tin cậy. Hoặc kỳ vọng không đạt thực tế về chi phí và thời gian dự kiến.
- Để xây dựng nên biểu đồ tốn nhiều thời gian và công sức. Để biểu đồ luôn có giá trị thì nó cần liên tục được xem xét và duy trì nhất quán.
Cách vẽ sơ đồ Pert trong quản lý dự án
Các bước để thực hiện một sơ đồ Pert hoàn chỉnh như sau:
- Bước 1: Lên danh sách các công việc sẽ cần thực hiện để hoàn thành cho dự án. Mỗi một công việc sẽ cần phân thành sơ đồ mạng nhỏ riêng chứa các công việc nhỏ hơn. Dự án càng phức tạp thì sẽ càng có nhiều mạng lưới sơ đồ con.
- Bước 2: Lên kế hoặc sắp xếp thứ tự các công việc cần thực hiện. Xác định những yếu tố phụ thuộc và tác động lẫn nhau để theo dõi và kiểm soát. Những dự án phức tạp cần có kế hoạch thời gian và thời lượng rõ ràng.
- Bước 3: Tiến hành vẽ sơ đồ thực thể hiện các nhiệm vụ rõ ràng từ đầu tới cuối theo mối tương quan giữa chúng.
- Bước 4: Tính toán thời gian chính xác đề thực hiện và hoàn thành công việc.
Những nguyên tắc nên tuân thủ khi vẽ sơ đồ pert
Để bạn có thể xây dựng hoàn chỉnh một sơ đồ pert, thì chúng ta cần phải nắm rõ khoảng thời gian thực hiện và các mối liên hệ công việc. Thêm vào đó còn có ba nguyên tắc bạn cần tuân thủ khi bắt đầu thành lập sơ đồ:
- Mỗi sơ đồ mạng chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối
- Mỗi công việc sẽ biểu diễn bằng 1 mũi tên chỉ hướng. Độ dài sẽ tương ứng với khoảng thời gian hoàn thành dự án đó
>>>Tham khảo thêm: IMC là gì? Khái niệm và vai trò của IMC trong phát triển doanh nghiệp
So sánh giữa sơ đồ Gantt và Pert
Thông thường, những người tổ chức/ quản lý sẽ lựa chọn phương pháp sử dụng sơ đồ pert để đánh giá và đi đến con đường hoàn thành một dự án. Tuy nhiên lại có rất nhiều phương pháp khác để lựa chọn, điển hình là Gantt. Vậy làm thế nào để so sánh Gantt và Pert?
Thực tế, sơ đồ Gantt và Pert đều là công cụ trực quan được sử dụng trong việc quản lý tiến độ dự án. Hai biểu đồ này đều được dùng để thiết lập, giám sát và quản lý các công việc cần thiết nhất. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra bảng so sánh sự khác nhau giữa hai sơ đồ này nhé!
|
Mạng lưới sơ đồ Pert |
Mạng lưới sơ đồ Gantt |
|
Biểu diễn dưới hình thức sơ đồ mạng |
Biểu diễn dưới hình thức sơ đồ cột |
|
Chủ yếu được sử dụng cho những dự án có tính quy mô lớn và phức tạp |
Chủ yếu được sử dụng cho những dự án nhỏ, ít yếu tố phức tạp |
|
Có sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các mối quan hệ công việc |
Tập trung vào thời gian cần thiết để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành nhiệm vụ |
|
Khó hiểu, phức tạp nhưng vẫn có thể áp dụng để hình dung những đường dẫn mang tính chất quan trọng trong dự án |
Đơn giản,dễ hiểu |
Tôi hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết nhất về mạng lưới sơ đồ pert. Bạn hãy vận dụng chúng một cách hữu ích để có thể tạo nên một kế hoạch toàn diện nhất cho dự án nhé! Ngoài ra, nếu bạn muốn tham khảo và tìm hiểu thêm nhiều nội dung hấp dẫn khác, hãy truy cập Muaban.net ngay nhé! Tại đây có những thông tin hữu ích mà bạn đang cần.
>>>Xem thêm: Giá niêm yết là gì? Niêm yết trong chứng khoán
