Quy chế là gì? 10 điều phải biết về quy chế để dễ xin việc

Để đảm bảo môi trường làm việc đồng nhất và nhất quán, mỗi cơ quan, tổ chức đều cần có một quy chế riêng bao gồm những nguyên tắc, quy định về chế độ làm việc, văn hóa ứng xử, quan hệ công tác,… Điều này nhằm tạo ra sự thống nhất, tính kỷ luật và công bằng trong cơ cấu hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó.

Vậy quy chế là gì? Quy chế và quy định khác nhau như thế nào? Quy trình xây dựng quy chế là gì? Đây đều là những thắc mắc của rất nhiều người. Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu về quy chế làm việc trong bài viết dưới đây nhé.

Quy chế là gì?

Quy chế là gì? Văn bản quy chế gồm những gì? Quy chế là một văn bản có chứa các quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền ban hành. Quy chế là một trình tự và thủ tục nhất định, quy chế có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.

Nội dung quy chế là gì? Có thể hiểu quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề ví dụ như chế độ chính sách, quyền hạn, tổ chức hoạt động, công tác nhân sự… Quy chế đưa ra những yêu cầu cụ thể mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần phải đạt được và mang tính nguyên tắc.

>>>Xem thêm: Cách viết bản kiểm điểm chuẩn nhất cho mọi trường hợp

Quy định là gì?

Quy định quy chế là gì? Quy định là một văn bản quy phạm định hướng ra các công việc mà các cá nhân trong một tổ chức phải làm, không được làm, và phải đúng theo quy định của quy phạm pháp luật. Quy định sẽ có những nội dung cụ thể về mặt chuyên môn cũng như nghiệp vụ phục vụ cho việc điều hành của các cơ quan và tổ chức.

Quy chế nội bộ là gì?

Nội quy (quy chế nội bộ) là những văn bản do các cá nhân, cơ quan, tổ chức ban hành. Nội quy quy định về những nguyên tắc xử sự chung, quy định các hành vi vi phạm kỷ luật, những biện pháp xử lý vi phạm và trách nhiệm về vật chất.

Có thể hiểu đơn giản đó là nội quy là văn bản thực sự cần thiết cho các đơn vị sử dụng lao động và nó mang một ý nghĩa rất thiết thực đối với bản thân người lao động. Nội quy thường có những quy định liên quan đến thời gian làm việc, bảo vệ tài sản, an toàn lao động… Đây là điều mà các ứng viên muốn ứng tuyển tìm việc làm tại bất kì công ty nào cũng phải nắm rõ.

>>>Xem thêm: HSE là gì? Tất tần tật về công việc HSE bạn cần biết

Quy chế lương là gì?

Chế độ đãi ngộ, lương thưởng luôn là một trong những vấn đề được người lao động quan tâm hàng đầu khi đặt chân vào một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, quy chế tiền lương là một trong những văn bản quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Quy chế tiền lương sẽ là văn bản quyết định vấn đề trả lương, thưởng cho người lao động, tránh xảy ra tranh chấp lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp còn nhiều vướng mắc trong việc soạn thảo các giấy tờ, văn bản, quy chế trong quá trình hoạt động.

>>> Xem thêm: Cách tính hệ số lương cơ bản và những lưu ý cần biết

Vai trò của quy chế lương thưởng là gì trong doanh nghiệp?

Vai trò của quy chế là gì, cụ thể trong vấn đề lương thưởng trong một công ty? Một doanh nghiệp luôn có các yếu tố quan trọng để có thể tạo nên giá trị của doanh nghiệp đó chẳng hạn như: môi trường công sở, ngành nghề kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp, uy tín các thương hiệu do doanh nghiệp tạo ra… Trong đó yếu tố không thể thiếu đó chính là chính sách lương, thưởng. Yếu tố này được các doanh nghiệp và cá nhân người lao động quan tâm rất nhiều.

Yếu tố này như một phần tất yếu quyết định đến chất lượng và đôi khi là tiến độ làm việc của người lao động. Khi có các chính sách lương thưởng phù hợp sẽ giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp vừa thực hiện đúng như kế hoạch, vừa tạo lòng tin cho người lao động trong doanh nghiệp.

Với những cá nhân có đóng góp nhiều, nâng cao năng suất và chất lượng lao động giúp cho doanh nghiệp thu hút và duy trì năng lực nhân công. Cơ chế lương thưởng cũng được xem như một trong những yếu tố quan trọng làm nên thương hiệu của một công ty.

Một công ty có đãi ngộ phù hợp công bằng với năng lực nhân viên, giành nhiều giá trị hấp dẫn cho người lao động sẽ luôn thu hút được người tài và các nhân sự tiềm năng trong công tác tuyển dụng doanh nghiệp.

Nội dung chính của quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

Những quy định chung

• Về lương chính: Đây là khoản tiền lương cố định được sử dụng để trả cho người lao động khi làm hành chính, với điều kiện làm việc đầy đủ với thời gian làm việc thực tế được yêu cầu trong tháng. Mức lương này được xác định theo quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP, cụ thể hơn là mức lương tối thiểu vùng. 
• Về bảo việc đóng bảo hiểm xã hội: Là mức tiền lương và phụ cấp theo quy định tại khoản 1 điểm a và khoản 2 điều 4 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH.
• Về lương cho nhân viên thử việc: Quy chế là gì trong vấn đề lương cho nhân viên thử việc? Mức lương được tính bằng 85% lương chính thức theo hợp đồng đã ký của công việc đó.
• Về lương khoán: Khoản lương được thanh toán cho cá nhân trực tiếp làm công việc có tính chất thời vụ, vụ việc. Những công việc được giao với thời gian nhất định, theo khối lượng công việc được thực hiện theo hợp đồng khoán việc. 
• Cách tính lương: Sử dụng hình thức trả lương theo giờ làm việc trên thực tế trong tháng sẽ được thể hiện qua bảng chấm công chuẩn trong tháng đó.

Cách tính và trả lương

Cách tính lương được quy định trong quy chế là gì? Hãy cùng tìm hiểu sau đây.

• Các tiêu chí tính lương: Đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động, chính xác về số liệu.
• Tính lương cho người lao động bằng cách dựa vào thời gian.

Lương tháng = (Tiền lương chính + Tiền lương phụ, Trợ cấp (nếu có))/ 26 x số ngày làm thực tế.

• Thời gian trả lương: Với những người làm việc trong công ty (nhân viên và lãnh đạo) sẽ được nhận lương vào cuối tháng.
• Khi làm thêm giờ: Dựa trên quy định hiện hành của Bộ luật lao động:
• Làm thêm giờ vào ngày thường: Lương làm thêm giờ = 1.5 x lương theo giờ x lương giờ làm thêm.
• Làm thêm giờ vào ngày chủ nhật: Lương làm thêm giờ = 2 x lương theo giờ x lương giờ làm thêm.
• Làm thêm giờ vào ngày lễ, tết: Lương làm thêm giờ = 3 x lương theo giờ x Lương làm thêm giờ.

>>>Có thể bạn quan tâm: Lương cạnh tranh là gì? 5 ngành có lương cạnh tranh cao nhất thị trường hiện nay

Chế độ và thủ tục xét tăng lương

Thủ tục xét tuyển tăng lương trong quy chế là gì? Hãy cùng theo dõi dưới đây bạn nhé.

• Chế độ xét tăng lương: Mỗi năm 1 lần vào tháng 3 các lãnh đạo sẽ họp bàn lại để xét tăng lương cho nhân viên công ty.
• Thâm niên, thời hạn và đối tượng được xét để tăng lương: Nhân viên có thời gian làm việc 2 năm trở lên và chỉ hưởng một mức lương (kể từ ngày xếp lương lần liền kề với ngày xét tăng lương mới) với điều kiện cá nhân đó hoàn thành tốt các công việc được giao và không vi phạm các quy định về lao động. Trường hợp không đủ điều kiện tăng lương sẽ đưa trở lại diện xét và năm sau sẽ được xét tăng lương và vẫn giữ nguyên điều kiện cũ.
• Các thủ tục xét tăng lương: Bên ban lãnh đạo công ty họp lại và công bố việc xét duyệt. Các trường hợp chưa được xét thì giám đốc công ty sẽ có trách nhiệm giải thích rõ ràng.
• Mức tăng cho mỗi bậc lương: 10 – 20% so với mức lương hiện tại (Tùy thuộc vào hiệu quả kinh doanh của công ty. Phụ thuộc một phần vào thang bảng lương ký với cơ quan bảo hiểm xã hội, phòng LĐTBXH.

Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp

Phụ cấp

Quy định trong quy chế là gì trong vấn đề phụ cấp của các chức vụ trong một doanh nghiệp? Chức danh được hưởng trợ cấp trong các doanh nghiệp, công ty:

• Giám đốc: 3.000.000 VNĐ
• Phó giám đốc: 2.000.000 VNĐ
• Trưởng phòng kinh doanh: 1.500.000 VNĐ
• Kế toán trưởng: 1.000.000 VNĐ

Với những người lao động có hợp đồng làm việc trên 3 tháng sẽ được hưởng các mức phụ cấp như sau (phụ cấp đã bao gồm tiền ăn trưa, điện thoại, xăng xe):

• Giám đốc: 3.000.000 VNĐ
• Phó giám đốc: 2.600.000 VNĐ
• Kế toán trưởng: 2.300.000 VNĐ
• Trưởng phòng kinh doanh: 2.800.000 VNĐ
• Nhân viên kế toán: 1.800.000 VNĐ
• Nhân viên bán hàng: 1.600.000 VNĐ
• Nhân viên kinh doanh 1.600.000 VNĐ
• Thủ kho: 1.600.000 VNĐ
• Thủ quỹ: 1.600.000 VNĐ

Đối với những người có hợp đồng lao động dưới 3 tháng thời vụ, khoán hay thử việc thì mức phụ cấp sẽ được thỏa thuận theo các điều khoản cụ thể có trong hợp đồng.

Trợ cấp

Vấn đề trợ cấp được quy định trong quy chế là gì, cụ thể ra sao?

• Mức hưởng trợ cấp sẽ được đề cập chi tiết ở quyết định của hội đồng trong công ty hoặc hợp đồng lao động.
• Với những người làm việc chính thức và ký hợp đồng trên 6 tháng sẽ được hưởng thêm trợ cấp, chẳng hạn như chi phí hỗ trợ thuê nhà.

Chế độ thưởng

Thưởng thâm niên

Vấn đề thưởng thâm niên trong quy chế là gì, chi tiết như thế nào? Những nhân viên của công ty có thời gian làm việc trên 3 năm sẽ có một khoản lương được chi trả vào cuối tháng của tháng cuối cùng trong năm. 

Thưởng tết âm lịch

Doanh nghiệp trong năm kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận sẽ trích một phần lợi nhuận để thưởng cho nhân viên có nhiều cố gắng đã và đang cống hiến hết mình cho công ty. Số tiền thưởng nhiều hay ít phụ thuộc vào mức lợi nhuận của công ty và quyết định của ban lãnh đạo.

Thưởng ngày lễ

Tiền thưởng dao động từ 200.000 – 500.000 VNĐ. Hội đồng thành viên công ty sẽ quyết định mức thưởng cụ thể từng nhân viên tại thời điểm xét thưởng.

Thưởng doanh thu

Quy định trong quy chế là gì trong vấn đề thưởng doanh thu? Nhân viên đạt doanh thu do ban giám đốc đặt ra lúc đầu sẽ được thưởng thêm phần trăm doanh thu hàng tháng. Những trường hợp đạt cao hơn mốc doanh thu đặt ra ban đầu thì giám đốc kinh doanh làm biên bản tường trình về mức thưởng của nhân viên trình với ban giám đốc để duyệt và cuối cùng chuyển cho kế toán để trả cùng với lương tháng của nhân viên.

Quy chế làm việc là gì?

Quy chế làm việc là những trình tự, thủ tục trong công việc đòi hỏi người lao động phải thực hiện theo. Quy chế này sẽ được trình bày một cách cụ thể trong một văn bản, bao gồm những việc người lao động phải làm và các chế tài nếu người lao động vi phạm. Bên cạnh đó, quy chế làm việc cũng bao gồm các thông tin chi tiết về các bộ phận và phòng ban liên quan đến công việc của người lao động.

Phân biệt quy chế với nội quy, quy định, quy trình

Để có thể phân biệt các thuật ngữ trên một cách đơn giản nhất, hãy cùng Muaban.net đi đến các ví dụ cụ thể về quy chế, nội quy, quy định và quy trình:

Ví dụ về quy chế

Như đã nêu ở trên về khái niệm quy chế là gì, quy chế về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành do Hội đồng quản trị ban hành; Nội dung quy chế nhằm phân định rõ về cơ cấu tổ chức của bộ máy điều hành thành các bộ phận, các mảng. Trong quy chế sẽ nêu rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi bộ phận, đồng thời cung cấp thông tin về cơ cấu chi tiết của những bộ phận này (vi dụ như phòng, ban…).

Trong một cơ quan, tổ chức hay công ty sẽ có rất nhiều các loại quy chế như: Quy chế lương thưởng, quy chế bảo mật thông tin kinh doanh, quy chế tài chính…

Ví dụ cụ thể về quy định trong công ty

Quy định thiên về việc đưa ra cụ thể những công việc được phép làm, phải làm và những điều không được làm. Quy định thường bao gồm các nội dung cụ thể thuộc chuyên môn, nghiệp vụ mà công ty, doanh nghiệp đang theo đuổi.

Những quy định về thời gian làm việc cụ thể (từ mấy giờ đến mấy giờ), các công việc chính phải hoàn thành được gọi là quy định. Nếu vi phạm quy định thì người vi phạm sẽ bị xử phạt. Những hình thức xử phạt trong quy định được gọi là chế tài.

Ví dụ về quy trình trong công ty

Quy trình là một phương pháp bao gồm các bước cụ thể để thực hiện một quá trình. Trong môi trường doanh nghiệp, mỗi cá nhân sẽ có một tư duy, năng lực khác nhau. Do đó khi giải quyết vấn đề, họ sẽ có nhiều cách khác nhau. Quy trình dùng để thống nhất cách thực hiện một quá trình nào đó của công ty nhằm tạo ra sự nhất quán trong hoạt động công ty. Từ đó, các cá nhân sẽ dễ hợp tác với nhau hơn.

Ví dụ, quy trình tuyển dụng trong một doanh nghiệp thường sẽ bao gồm các bước cụ thể để tuyển dụng được nhân viên, bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng.
• Tuyển dụng qua các kênh truyền hình, truyền thanh, các trang mạng điện tử, ….
• Tiếp nhận, phận loại và chọn lọc hồ sơ ứng viên.
• Phỏng vấn.
• Cho ứng viên thử việc.

Để hoàn thành công việc được giao, người lao động hoặc nhân viên của một tổ chức phải làm theo những quy trình cụ thể được hướng dẫn. Nhìn chung, mục đính của quy trình trong doanh nghiệp nhằm đưa ra cách làm việc tối ưu nhất cho toàn bộ tổ chức, tránh xảy ra xung đột, mâu thuẫn giữa các cá nhân.

Ví dụ về nội quy

Nội quy là những quy định nội bộ được mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra và mang tính bắt buộc đối với những cá nhân làm việc trong tập thể đó nhằm đảm bảo tính trật tự và kỉ luật trong môi trường chung. Bên cạnh đó, việc đặt ra các nội dung trong nội quy phải tuân theo pháp luật hiện hành.

Một số ví dụ về nội quy: Nội quy tiếp khách, nội quy lao động, nội quy đến cơ quan làm việc…

Những nội quy này thường có vai trò thể hiện văn hóa của một doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ có bộ nội quy riêng. Việc nhân viên không làm theo nội quy chỉ vi phạm trong phạm vi doanh nghiệp và không mang tính nghiêm trọng như vi phạm quy chế hay quy định.

Từ cách phân biệt trên, ắt hẳn bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về 4 thuật ngữ trên. Việc này khá quan trọng trong quá trình tìm việc làm hay làm việc tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn vẫn đang trong giai đoạn tìm việc làm, bạn có thể tham khảo một số thông tin tuyển dụng tại việc làm Bình Dương Thủ Dầu Một.

Quy trình xây dựng quy chế

Để xây dựng một quy chế, một cá nhân hay tổ chức cần làm theo các bước sau:

• Tra soát và thẩm định.
• Lập phương án xây dựng quy chế.
• Đề xuất các quy chế và các quy trình cần phải xây dựng.
• Soạn thảo quy chế.
• Giám sát tuân thủ việc thực hiện quy chế theo định kỳ.

Thiếu một trong các bước làm sẽ khiến quy chế không hoàn thiện và có nhiều bất cập. Khiến cho việc tuân theo sẽ gặp nhiều hạn chế, dễ xảy ra các mâu thuẫn, tranh chấp sau này.

Quy chế làm việc gồm những nội dung gì?

Trong một quy chế làm việc thường gồm những nội dung sau:

• Nguyên tắc làm việc;
• Chế độ trách nhiệm;
• Quan hệ công tác;
• Cách thức và trình tự giải quyết công việc của công ty.

Quy chế được ban hành phải đảm bảo các yếu tố

• Tính hợp pháp: Quy chế phải phù hợp với quy định của pháp luật và tất nhiên, không được trái pháp luật.
• Tính thực tiễn: Quy chế phải phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.
• Tính hiệu quả: Khi áp dụng quy chế phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.

Những thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp

Để hiểu rõ về quy chế là gì, bạn cần phải nắm được các thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp sau đây:

Quy chế là gì? Là văn bản điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, công tác tổ chức hoạt động, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế cũng đưa ra những yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.

Quy định: là văn bản quy phạm định ra các công việc phải làm, hoặc hướng dẫn thực hiện quy định và điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn cũng như nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

Quy trình: là trình tự các bước công việc, trách nhiệm của các bộ phận trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp thực hiện một hoạt động nào đó.

Trên đây là những thông tin về quy chế. Qua bài viết này, Muaban.net tin rằng bạn đã biết được ý nghĩa quy chế là gì cũng như phân biệt quy chế, quy định, quy trình và nội quy cũng như các thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp. Ngoài những thông tin về quy chế và quy phạm pháp luật, Mua Bán còn cung cấp rất nhiều thông tin về các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau để bạn tham khảo.

>> Xem thêm:

• Hợp đồng nguyên tắc là gì? Hướng dẫn cách lập, mẫu tham khảo
• Vi bằng là gì? Giá trị pháp lý và những lưu ý cần thiết

Tác giả: Hồng Phúc.