Khi quản lý dự án, việc lên kế hoạch hoạt động trước khi thực hiện là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Milestone là một trong những nhân tố giúp cho nhà quản lý dự án định lượng được tiến trình thực hiện và hoàn thành dự án. Vậy Milestone là gì? Hãy cùng Mua Bán tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Milestone là gì trong quản lý dự án?
Khi thực hiện bất kỳ một dự án nào đó thường sẽ có các nhiệm vụ, công việc được phân chia cho các đối tượng khác nhau với các mốc thời gian cụ thể. Những mốc thời gian cụ thể đó chính là Milestone. Vậy Milestone nghĩa là gì?
Milestone là gì?
Milestone là các cột mốc quan trọng trong quản lý dự án. Chúng chính là những chỉ dấu bắt đầu hoặc kết thúc, đánh dấu sự hoàn thành của một giai đoạn công việc chính nào đó của dự án.
Các Milestone được thể hiện dưới các dòng thời gian gắn với các công việc nằm dọc theo quá trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc. Những cột mốc này sẽ phân chia thành các dự án thành các giai đoạn khác nhau. Nếu một Milestone tập trung vào những điểm quan trọng của dự án thì nó vô cùng hữu hiệu trong tiến trình dự án. Việc chia nhỏ dự án lớn thành các phần nhỏ có thể quản lý sẽ giúp cho việc thực hiện trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Milestone có tầm quan trọng như thế nào?
Khi khởi động một dự án, Milestone đóng vai trò rất lớn giúp ích cho việc lập kế hoạch. Trong các phần mềm quản lý dự án, nó được ký hiệu bằng biểu tượng kim cương trên biểu đồ ngầm hiểu như một phần quan trọng.
Chúng ta có thể hiểu việc lập kế hoạch lịch trình dự án sẽ có liên quan đến việc chúng ta tạo ra một công cụ dự án. Bạn phải liệt kê những công việc cần thực hiện một cách rõ ràng bao gồm ai sẽ thực hiện, các nguồn lực cần có để hoàn thành công việc và hoàn thành trong bao lâu…. Mục đích chung của lập kế hoạch dự án là đảm bảo tất cả những công việc liên quan đến dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ và thậm chí là sớm hơn.
Ý nghĩa của các cột mốc trong dự án
Khi biết được Milestone là gì thì chúng ta có thể thấy Milestone là một phần không thể thiếu trong công việc quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án xem Milestone đồng nghĩa với một dấu hiệu để nhận biết tiến trình kế hoạch của dự án để họ có thể xây dựng và chia nhỏ dự án thành các dự án nhỏ với các cột mốc quan trọng cố định. Vậy cụ thể Milestone có ý nghĩa như thế nào đối với quản lý dự án?
Tạo tính hệ thống cho kế hoạch quản lý dự án
Milestone làm tăng tính ước lượng chính xác hơn về mặt thời gian để có thể hoàn thành dự án. Thế nên những cột mốc này đóng vai trò rất quan trọng được xem như là dấu hiệu của mốc thời gian riêng của dự án.
Dựa vào các Milestone của dự án, người lập kế hoạch dự án có căn cứ xác định giai đoạn chính của dự án, những công việc cần có cột mốc để đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ được quản lý bằng hệ thống rõ ràng như vậy nên người quản lý dự án cần phải xác định được thứ tự công việc: công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể để thực hiện sau. Các công việc được xác định thứ tự sẽ giúp cho người dùng thực hiện đơn giản hơn, tạo được tính chuyên nghiệp trong bản kế hoạch thực hiện.
Trong nhiều trường hợp, nhà quản lý sẽ thông qua kế hoạch dự án dựa trên Milestone và cách nhìn nhận khoảng cách giữa 2 đầu cột mốc để có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Từ đó có thể đưa ra kế hoạch thực hiện tốt nhất cho dự án.
Giúp nhà quản lý theo dõi tiến trình dự án
Khi thực hiện giám sát dự án dựa trên những mốc thời gian đặc biệt mang tên cột mốc thì các nhà quản lý có thể dễ dàng biết được tiến trình thực hiện dự án thực tế đã đi được bao xa so với kế hoạch đề ra.
Nhà quản lý thông qua Milestone dễ dàng theo dõi những cột mốc hoàn thành, nắm bắt được xem còn bao nhiêu Milestone nữa là có thể hoàn thành dự án. Nhờ vậy mà nhà quản lý dự án có được những dữ liệu cụ thể cung cấp thông tin tổng quan về dự án cho khách hàng, chủ đầu tư,… và các bên có liên quan khác.
Các Milestone còn giúp cho nhà quản lý dự án có thể phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm đến các phòng ban cụ thể. Có thể thấy việc dùng Milestone vô cùng thuận tiện cho quản lý và giám sát tiến trình thực hiện của người chịu trách nhiệm hoàn thành các cột mốc được giao.
Đánh giá quản lý dự án thông qua các cột mốc
Mỗi một cột mốc khi được đặt ra dưới dạng các Milestone sẽ được hoàn thành từng cái một. Khi hoàn thành một cột mốc nào đó trong dự án, các nhà quản trị có thể đưa ra đánh giá kết quả thực hiện cột mốc đó, xây dựng các giải pháp khắc phục nếu cần để hoàn thiện hơn. Việc hoàn thiện từng cột mốc một cách chỉn chu sẽ tránh được những sai sót gây ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của dự án.
Cột mốc Milestone giúp nhà quản lý dự án đánh giá hiệu quả từng bộ phận thực hiện. Khi thực hiện từng Milestone nếu có vấn đề phát sinh thì người quản lý cũng có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân, xây dựng phương án thay thế, bổ sung để rút kinh nghiệm cho các dự án sắp tới.
Tại Muaban.net bạn có thể tìm kiếm việc làm PR, Marketing mới nhất hiện nay. Tham khảo ngay:
Những nhân tố quyết định Milestone là gì?
Khi hiểu rõ Milestone có nghĩa là gì, để xác định được Milestone cho một dự án đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Nhà quản lý dự án phải thật sự am hiểu và dự án cũng như phân chia các cột mốc đảm bảo hiệu quả nhất có thể cho dự án. Hãy cùng tìm hiểu xem những nhân tố quyết định đến việc xây dựng Milestone là gì ngay sau đây:
- Nếu bạn muốn biết yếu tố đầu tiên quyết định Milestone là gì thì câu trả lời đó chính là thời gian. Các cột mốc cần được dự tính theo thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Bạn cần kết hợp thời gian với thứ thứ tự thực hiện các công việc chính cho bản kế hoạch những cột mốc cụ thể.
- Các Milestone cũng cần được đánh dấu ở mỗi đầu hoặc cuối một nhiệm vụ. Khi thực hiện một dự án cần có những công việc chính được thực hiện theo thứ tự, giống như xây nhà cần có nền móng, giàn giáo, xây thân của ngôi nhà, lợp ngói, lắp đặt thiết bị,…
- Xác định Milestone còn phụ thuộc vào tính chất của từng giai đoạn nhiệm vụ. Chẳng hạn như khi chúng ta thực hiện một dự án kinh doanh thì cần thực hiện giai đoạn sản xuất trước khi bán hàng. Do đó chúng ta sẽ xây dựng cột mốc sản xuất đứng trước cột mốc bán hàng.
Việc xác định Milestone trong quản lý còn phụ thuộc vào quy mô, tính chất của dự án. Đối với các dự án có quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít thì cũng không nhất thiết phải xây dựng Milestone. Còn đối với các dự án lớn thì việc xây dựng Milestone là bước đầu quan trọng để các nhà quản lý có thể thực hiện quản lý song song các dự án với các cột mốc để dễ dàng quan sát tổng thể hoạt động.
Một số cách chọn Milestone cho dự án
Bạn có thể lập Milestone theo phương thức truyền thống cơ bản như viết tay, ghi sổ. Ngày nay do sự phát triển của công nghệ hiện đại, có rất nhiều những phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc xây dựng Milestone với các tính năng vô cùng hữu ích mà bạn có thể sử dụng.
Lập kế hoạch Milestone theo hệ thống tiến trình thực hiện công việc sẽ giúp bạn tránh bỏ sót được các cột mốc quan trọng. Bạn cũng có thể lựa chọn giai đoạn, phân công nhiệm vụ một cách dễ dàng.
Trong các phần mềm quản lý, các Milestone được thể hiện một cách dễ dàng, các công việc có tính chất quan trọng giảm dần được sơ đồ hóa theo dạng Gantt giúp bạn nhìn nhận và xác định cột mốc chuẩn xác hơn.
Milestone là gì? Milestone là cột mốc quản lý dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công việc quản trị và lập kế hoạch dự án. Hy vọng qua bài viết này, Mua bán đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Milestone cũng như cách xây dựng Milestone sao cho hiệu quả nhất. Ngoài ra, hãy bạn hãy theo dõi Muaban.net để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác về việc làm và những kinh nghiệm làm việc cần thiết đối với từng ngành nghề hiện nay.
>> Tham khảo thêm:
- 5S là gì? Áp dụng quy trình 5S vào thực tế như thế nào để thành công!
- Bullet Journal là gì? Hướng dẫn cách dùng Bullet Journal
- Reference là gì? Có nên đưa references vào CV xin việc không?
