Một trong những tình huống thường xuyên diễn ra khi sử dụng dịch vụ giao hàng tận nhà tại các shop online là tình trạng chuyển hoàn. Đây là điều mà cả shop và bộ phận vận chuyển đều không mong muốn, vì nó ảnh hưởng rất nhiều đến giá thành và chất lượng hàng hóa. Vậy chuyển hoàn là gì, nguyên nhân và cách khắc phục ra sao?. Mua Bán sẽ giúp các bạn hiểu và giải quyết vấn đề chuyển hoàn nhằm giảm thiểu tình trạng này.
Khái niệm chuyển hoàn là gì?
Chuyển hoàn là gì? Nói một cách đơn giản, chuyển hoàn là việc hoàn trả lại hàng hóa cho người gửi do hàng hóa không đến được tay người nhận và phía gửi yêu cầu. Trong trường hợp này, trừ khi có thỏa thuận khác với người vận chuyển, người gửi chịu trách nhiệm thanh toán mọi chi phí dịch vụ khứ hồi và mọi chi phí chuyển phát nhanh khác phát sinh sau này.
Đây được xem là nguyên nhân tại sao nhiều cửa hàng cần xem xét một cách kỹ lưỡng quá trình và cơ chế chuyển hoàn để tránh các vấn đề thương mại tương tự. Vấn đề này không chỉ do chi phí chuyển phát nhanh cao mà còn do thời gian vận chuyển lâu, có nguy cơ làm hỏng hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm.
Đối với đơn hàng, người bán phải thanh toán trước cước vận chuyển và thu hộ đơn vị vận chuyển. Do khách hàng không còn bị ràng buộc thanh toán trước nên tỷ lệ hủy/trả hàng cho các đơn hàng rất cao.
Do đó, nếu người mua không nhận được hàng hoặc không thể liên lạc với người mua trong vòng 3-7 ngày, người bán phải chịu chi phí vận chuyển trở lại và các rủi ro đổi trả khác.
Những nguyên nhân khiến đơn hàng bị chuyển hoàn
Chuyển hoàn là gì và những nguyên nhân dẫn đến sự chuyển hoàn. Chuyển hoàn thường xuyên diễn ra trong quá trình mua sắm trên các trang thương mại điện tử. Vậy đâu là nguyên nhân của hiện tượng này? Dưới đây là một số lý do cơ bản khiến kiện hàng của bạn bị chuyển hoàn:
Shipper không liên lạc được người nhận
Do nhiều lý do cả khách quan lẫn chủ quan, người vận chuyển đơn hàng không thể liên lạc với người nhận. Nhằm đảm bảo đơn hàng vận được vận chuyển đến tận tay khách cũng như tránh trường hợp mất hàng, đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện chuyển hoàn.
Người nhận không có tại nhà hoặc đi vắng
Nếu người nhận vắng nhà hoặc ra ngoài lâu hơn khả năng giữ hàng của đơn vị vận chuyển, như trường hợp người nhận vắng nhà, giải pháp lúc này là chuyển hoàn để đảm bảo an toàn tránh hư hại hoặc là mất cắp hàng hóa.
Hẹn nhận hàng vào thời điểm khác
Các đơn vị vận chuyển thường chỉ được vận chuyển khoảng 3-4 lần. Vì vậy nếu vì lý do nào đó mà người mua có nhu cầu đổi trả hàng nhiều lần thì đơn vị vận chuyển sẽ không hỗ trợ và sẽ đồng thời liên hệ với người gửi để hoàn tất thủ tục chuyển hoàn. Vì vậy, khách hàng cần hết sức lưu ý vấn đề này để tránh phải đặt mua lại hàng vì lý do cá nhân.
Người nhận từ chối nhận hàng
Khách hàng có thể từ chối nhận một mặt hàng vì một số lý do, bao gồm:
- Nếu sản phẩm không khớp với thông tin đặt hàng, khách hàng có thể yêu cầu xác nhận sản phẩm và từ chối nhận kiện hàng.
- Người bán không trung thực hoặc quảng cáo sản phẩm quá khác so với thực tế.
- Khi hàng về, khách hàng không còn nhu cầu hoặc không muốn nhận. Phải mất thời gian giao hàng trên tài khoản của công ty vận tải. Người bán nên có quy trình xử lý các đơn hàng bị từ chối.
Đây là trường hợp rất phổ biến đối với các cửa hàng trên các trang thương mại điện tử sử dụng hình thức thu tiền khi nhận hàng tại Hà Nội và các tỉnh thành khác. Khách hàng mua hàng thông qua thông tin do người bán cung cấp mà không được lựa chọn trực tiếp cho đến khi nhận được hàng.
Đôi khi người mua từ chối nhận hàng vì kỳ vọng của khách hàng về hàng hóa quá cao hoặc người bán không giao hàng như đã cam kết trước đó.
| Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo ngay giá của nhiều dòng ô tô khác nhau trên website của Muaban.net |
Thông tin người nhận bị sai
Khi gửi thông tin chuyển hoàn cho bộ phận vận chuyển, có thể người bán hoặc khách hàng đã mắc lỗi dẫn đến sai địa chỉ hoặc các thông tin liên quan. Về nguyên tắc, đơn vị hỗ trợ giải đáp với địa bàn cấp huyện. Ngoài ra, nếu người mua muốn thay đổi thông tin nhận hàng, shop phải yêu cầu trả lại, hủy hoặc đặt hàng lại theo thỏa thuận của các bên.
>>Xem thêm: Cách tra cứu đơn hàng Standard Express để biết thông tin đơn hàng cực nhanh chóng
Thời gian nhận hàng lại khi bị chuyển hoàn là bao lâu?
Các shop bán hàng online và nhà phân phối thường yêu cầu chuyển hoàn vì nhiều lý do. Do vậy thời gian khách hàng nhận được bưu phẩm của mình cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan khác nhau.
Tuy nhiên theo nghiên cứu cho thấy khi một đơn hàng được giữ quá lâu thì các cửa hàng kinh doanh càng gặp nhiều rủi ro như dễ bị hư hại hàng hóa, tăng chi phí cũng như tăng khả năng tổn thất.
Khi hàng đã được chuyển hoàn thì nhà vận chuyển uy tín đã liên hệ với người gửi để xác nhận thủ tục gửi trả. Thời gian trả lại hàng cho người bán thường gấp 1-1,5 lần thời gian vận chuyển.
Cách xử lý khi bị chuyển hoàn
Chuyển hoàn là gì và cách xử lý khi bị chuyển hoàn? Những kiện hàng được chuyển hoàn khi áp dụng dịch vụ vận chuyển COD sẽ được chuyển về địa chỉ người gửi trên vận đơn của giao dịch. Nếu người gửi chịu chi phí vận chuyển của mặt hàng, chi phí vận chuyển trở lại sẽ do người gửi chịu.
Các khoản phí được tính từ nơi gói hàng được trả lại đến địa chỉ giao hàng. Thời gian chuyển hoàn tất cả các kiện hàng thông thường là 1-1,5 giờ so với thời gian giao hàng.
Nếu người nhận hàng không nhận hàng và trả lại cho người gửi bằng cách trả phí vận chuyển, người nhận hàng phải chịu phí vận chuyển trả lại ngay cả khi hàng không đến. Dịch vụ người giao hàng không có nghĩa vụ về thời gian hoàn trả cụ thể, nhưng vui lòng không kéo dài thời gian giao hàng quá nhiều.
3 cách xử lý yêu cầu hoàn tiền
- Chọn đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp hậu cần bưu kiện và dịch vụ vận chuyển trong nước và quốc tế. Hệ điều hành đầy đủ dịch vụ của BoxMe giúp trả hàng nhanh chóng và giá cả phải chăng.
- Đội ngũ dịch vụ hỗ trợ người bán phải chuyên nghiệp. Đơn vị vận chuyển sẽ xác nhận đơn hàng với người mua trước khi bưu điện chuyển hàng và liên hệ với người mua để tăng tỷ lệ nhận hàng.
- Đồng thời, các hãng vận chuyển nổi tiếng trong nước như Viettel Post, Economy Delivery, EMS, Kerry Express đảm bảo giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn và giảm tỷ lệ hủy đơn hàng.
>>Xem thêm bài viết: Dịch vụ GHN là gì? Cách tra cứu vận đơn giao hàng nhanh (GHN)
Những cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn
Đóng gói và kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi giao
Trước khi gửi hàng cho công ty vận chuyển, cần kiểm tra kỹ chất lượng hàng hóa và đối chiếu với yêu cầu của khách hàng khi đặt hàng. Ngoài ra, bao bì cũng rất quan trọng và có thể ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng về việc chấp nhận hay không nhận một mặt hàng. Điều này đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
Xác nhận người mua hàng rõ ràng
Điều này yêu cầu khách hàng khi mua hàng cần cung cấp thông tin cá nhân như số điện thoại, địa chỉ cũng như khoảng thời gian có thể nhận hàng. Điều này giúp đơn vị vận chuyển xác định đúng người nhận hàng tránh trường hợp giao nhầm.
Hạn chế giao hàng quá lâu
Hầu hết khách hàng mua sắm trực tuyến đều muốn nhận được hàng càng sớm càng tốt, trừ khi cửa hàng thông báo trước cho khách hàng về thời gian chờ đợi. Thời gian giao hàng quá lâu có thể ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng, nhất là khi họ đang cần gấp sản phẩm mình sử dụng.
Đối mặt với tình huống này, khách hàng không quan tâm đến việc trả lại hoặc thiệt hại cho cửa hàng là gì. Họ chỉ muốn nhận hàng càng sớm càng tốt. Vì vậy, ngoài việc chuẩn bị sẵn các mặt hàng của bạn càng sớm càng tốt, việc chọn một công ty chuyển phát nhanh uy tín cam kết giao hàng kịp thời trong suốt quá trình có thể giúp giảm thiểu các tình huống tồn kho.
Yêu cầu đặt cọc với những đơn hàng có giá trị lớn
- Ngoài ra Cung cấp thông tin là một bước quan trọng trước khi giao hàng. Vì vậy cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ cụ thể… chúng ta cần bổ sung thêm chức năng để nhân viên có thể liên hệ với người nhận.
- Hàng hóa chuyển phát nhanh phải đúng yêu cầu của người mua, tránh tráo hàng, gửi hàng không đúng mẫu mã, chủng loại, màu sắc….
- Người gửi phải thông báo trước cho người nhận về ngày giao hàng để người nhận sắp xếp thời gian nhận hàng.
Giải pháp tốt nhất để hạn chế chuyển hoàn
Mặc dù những phương án khá hiệu quả trong một vài trường hợp tuy nhiên chúng cũng tồn tại một số hạn chế phần nào tình trạng chuyển hoàn. Cụ thể nhược điểm lớn là đòi hỏi người bán phải tốn nhiều thời gian và công sức thủ công. Hãy áp dụng một vài biện pháp sau để đảm bảo nhận được kiện hàng ngay trong lần giao đầu tiên:
- Là đối tác vận chuyển của các hãng vận chuyển lớn như VNPost, Viettel Post, J&T Express.
- Loại bỏ sai sót và nhầm lẫn khi khách hàng cung cấp thông tin, số điện thoại và đơn hàng được đặt tự động.
- Tích hợp tính năng danh sách đen giúp loại bỏ những khách hàng đã hết hàng trước đó.
Phí chuyển hoàn là gì? Trường hợp nào sẽ bị phí chuyển hoàn?
Phí chuyển hoàn là gì? Phí chuyển hoàn khác nhau tùy theo đơn vị vận chuyển và loại sản phẩm. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro, quý khách nên chọn hãng tàu có hỗ trợ phí nhập kho và thương lượng kỹ với hãng tàu trước khi quyết định hợp tác.
Trên đây là toàn bộ những giải đáp của chúng tôi về chuyển hoàn là gì cũng như những giải pháp nhằm hạn chế tối đa tình trạng này. Hy vọng với những gì đã chia sẻ giúp các chủ shop và khách hàng hiểu rõ hơn về quy trình chuyển hoàn tránh những rủi ro khi mua/ bán hàng online. Nếu còn bất cứ thắc mắc hãy để dưới phần bình luận của bài viết. Mua Bán mách bạn tham khảo thêm các chuyên mục đáng quan tâm khác như việc làm, mua bán cực kỳ hữu ích đấy!
>>Có thể bạn quan tâm:
- Tra cứu đơn hàng Lazada với 5 cách đơn giản ngay sau đây
- Sàn thương mại điện tử là gì? Tổng hợp thông tin có thể bạn chưa biết
